Datum: 19.05.2025 Beschäftigungsgrad: Vollzeit Standort:
Mayen, DE
Office Assistant (m/w/d)
Ontex ist ein internationaler Hersteller von Hygieneprodukten für Babys, Frauen und Erwachsene. Unsere Produkte werden in mehr als 110 Ländern unter führenden Handelsmarken sowie unter unseren Eigenmarken vertrieben. Der Konzern beschäftigt weltweit über 10,000 Mitarbeiter. Ontex ist an der Euronext Brüssel.
Wir sind ein schnell wachsendes Unternehmen, in dem die Mitarbeiter unser wertvollstes Gut sind. Zur Unterstützung unserer kontinuierlichen Wachstums und zur Verstärkung unseres Support Teams suchen wir einen/eine Office Assistant (m/w/d).
Der Mitarbeiter Backoffice unterstützt bei der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs des Global Excellence Centers.Er/sie führt alle Arten von administrativen und bürounterstützenden Tätigkeiten aus. Die Rolle kümmert sich diskret um alle abteilungsbezogenen Angelegenheiten und kommuniziert effektiv und effizient. Er/sie führt und/oder koordiniert eine Reihe von administrativen Aufgaben übergreifend über alle am Standort vertretenen Teams. Darüber hinaus führt er/sie allgemeine Verwaltungs- und Bürounterstützungstätigkeiten sowie das Reisemanagement einschließlich des Visumverfahrens durch.
Hauptverantwortlichkeiten und Hauptaufgaben
1. Unterstützen Sie das GEC bei der Erfüllung seiner Aufgaben und dem Erreichen seiner Ziele.
2. Administrative und koordinierende Unterstützung in allen Fragen rund um GEC
3. Unterstützung, Information und Berichterstattung über den Budgetstatus des Teams bei Bedarf
4. Unterstützung des Produktentwicklungsteams Baby Care in allen administrativen Aspekten, mit besonderem Fokus auf das interne Customer Solutions Team.
5. Bereitstellung und Betreuung des Onboardings neuer Kollegen.
6. Organisation, Betreuung und Nachbereitung von nationalen und internationalen Konferenzen und Veranstaltungen.
7. Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen, Daten, Präsentationen und Reportings
8. Verwalten von Geschäftsreisen
9. Verwalten von Kalendern und Unterstützung in der Verwaltung der Zeitwirtschaft
10. Erstellen von Übersetzungen in Englisch Deutsch
11. Allgemeine Sekretariatsaufgaben
12. Erstellung von Präsentationen und Berichten.
13. Unterstützung der lokalen HSE- und Facility-Management-Abteilung bei administrativen und spezifischen Aufgaben wie Koordination der Reinigungsfirma, Organisation der Arbeitskleidung, Aktualisierung der Risikobewertungsdokumentation und Bindeglied zur lokalen HSE-Abteilung, etc.
14. Organisation, Verwaltung und Kontrolle aller logistischen Anforderungen für den Versand und Empfang von kleinen Paketen (UPS-Sendungen)
15. Organisation, Betreuung und Nachbereitung nationaler und internationaler Konferenzen und Veranstaltungen
16. Übernehmen Sie auf Wunsch der Führungskraft spezielle Aufgaben
Anforderungen an die Stelle
17. Kaufmännische Ausbildung/Ausbildung oder Hochschulabschluss mit Berufserfahrung in der Verwaltung.
18. Assistentin der Geschäftsführung mit Erfahrung (Erstellung von Mails, Präsentationen, Berichten, etc.) in einem internationalen Unternehmen ist erwünscht.
19. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Muss (in Wort und Schrift).
20. Eine andere Sprache ist eine Bereicherung.
21. ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Toleranz und Empathie im Umgang mit Menschen, auch im interkulturellen Umfeld
22. Ausgeprägte Organisations-, Projekt- und Kommunikationsfähigkeiten
23. Stressresistenz, Diskretion
24. Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität
25. Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten auf Anfrage
26. Ausgezeichnete Microsoft Office-Kenntnisse sind Voraussetzung