Sie behalten auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld stets den Überblick, organisieren mit Leidenschaft und sind eine kommunikative Persönlichkeit? Dann sind Sie bei unserem Kunden im Raum Ulm genau richtig.
Für ein international agierendes Unternehmen suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d), die mit Organisationsgeschick, Struktur und einem hohen Maß an Eigenverantwortung den Arbeitsalltag aktiv mitgestaltet. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie das Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben, koordinieren Termine und sorgen dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren.
Freuen Sie sich auf ein modernes Arbeitsumfeld, internationale Zusammenarbeit und abwechslungsreiche Aufgaben, bei denen Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstärke gefragt sind.
Diese Stelle ist im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.
Ihre Vorteile
1. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
2. Strukturierte Einarbeitung durch spezielle Onboarding-Tage
3. Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
4. Abwechslungsreiches und dynamisches Arbeitsumfeld
5. Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag
6. Betriebliche Altersvorsorge mit attraktiven Arbeitgeberzuschüssen
7. Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung
8. Fahrradleasing für eine nachhaltige Mobilität
9. Parkmöglichkeiten direkt am Standort
Ihre Aufgaben
10. Eigenständige Koordination und Verwaltung von Terminen und Kalendern einschließlich Priorisierung sowie Abstimmung komplexer Zeitpläne
11. Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache mit internen sowie externen Ansprechpartnern in einem internationalen Umfeld
12. Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, inklusive Erstellung von Agenden, Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben
13. Erstellung, Überarbeitung und Übersetzung von Unternehmensdokumenten und Präsentationen in Deutsch und Englisch
14. Planung, Organisation, Buchung und Abrechnung nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen
15. Unterstützung und Betreuung von reisenden Kolleginnen und Kollegen vor, während und nach ihren Dienstreisen
16. Strukturierte Bearbeitung administrativer Aufgaben zur Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs
17. Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, internationalen Assistenzteams und externen Partnern
18. Empfang sowie professionelle Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
Ihr Profil
19. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
20. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
21. Berufserfahrung in einer Assistenzposition, idealerweise in einem internationalen Arbeitsumfeld
22. Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
23. Hohe Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Flexibilität – auch bei kurzfristigen Änderungen oder unter Zeitdruck
24. Vertrauenswürdiger und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
25. Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
26. Interesse und Freude an der Arbeit in einem internationalen und dynamischen Unternehmensumfeld