Office Manager als Administrative Coordinator (m/wd)
Als Organisationstalent unterstützt du das Team im Tagesgeschäft und stellst effiziente Abläufe im administrativen Bereich sicher! Unser Kunde sucht ab 15.02.2026 eine(n) Administrative Coordinator (m/w/d) Jahresgehalt: 46.000 EUR - 54.000 EUR Die Stelle ist derzeit vorläufig für 18 Monate befristet - Option auf Übernahme beim Kunden
Das kannst du von uns erwarten:
* Variable leistungsbezogene Vergütung /Prämie
* Wochenarbeitszeit 37,5 Std.
* Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* Bis zu 30 Tage Tarifurlaub
* Verantwortungsvolle Aufgabe in einem innovativen pharmazeutischen Unternehmen
* Ausführliche Einarbeitung durch ein motiviertes Kollegenteam
* Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung
* Betriebsrestaurant und Teamevents
Das sind Deine Aufgaben:
* Unterstützung beim Inboxmanagement elektronischer und nicht-elektronischer Postfächer nach Vorgabe mit Fokus auf allgemeine Themen wie z.B. Übersichtlichkeit, Ablage, Sortierung
* Zutritt zum Standort sicherstellen und dokumentieren
* Durchführung und Bearbeitung von Standardprozessen nach allgemeiner Anleitung und mit Kontrolle wie. z.B. :
? Meetingmanagement (Raum, Catering, Teilnehmer*innen, Agenda vorbereiten und Protokollieren mit inhaltlicher Vorgabe) ? Travelmanagement - Buchen und Abrechnen von Dienstreisen ? Standardisiertes Beschaffungsmanagement - Bestellung von Materialien und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
* Übernahme von administrativen Sonderrollen wie z.B. Zeitbeauftragte*r
Das bringst Du mit:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung (> 2 Jahre)
* Gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang in gängigen MS Office-Anwendungen
* Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Hohes Maß an Diskretion, Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
* Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Loyalität und Belastbarkeit
* Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Freundliches, selbstsicheres und bestimmtes Auftreten
* Eigeninitiative, flexibles und aktives Handeln
Wenn Du durchstarten willst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung- LEBENSLAUF GENÜGT an: biberach@hey-cleo-de
cleo ist Dein persönlicher Jobfinder. Bei uns dreht sich alles um Dich Deine Talente, Deine Wünsche, Deine Ziele. Wir begleiten Dich auf Deiner Karriereleiter, ob als Einsteiger oder erfahrene Fachkraft. Mit unserer Marktkenntnis und unserem Engagement finden wir nicht nur einen Job, sondern den Job, der Deine Stärken schätzt, Dir Freude bereitet und Balance in Deinem Leben schafft. Also? Lass uns gemeinsam den Job finden, der Dich zum Strahlen bringt!