Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung Deine Aufgaben unterscheiden sich nach Deinen Erfahrungen und Interessen. Typische Aufgaben können sein: Organisation und Pflege des Terminkalenders, Abstimmung von Terminen, Verwaltung und Buchung von Besprechungsräumen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Raumbelegung Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, einschließlich der Organisation von Zutrittsberechtigungen sowie der Bereitstellung notwendiger Informationen und Materialien Führung und regelmäßige Aktualisierung von Anwesenheitslisten, Registrierung und Abmeldung von Mitarbeitern oder Gästen, um einen sicheren und transparenten Überblick zu gewährleisten Entgegennahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post sowie Versand der ausgehenden Post, einschließlich der fristgerechten Bearbeitung von Eilsendungen Organisation und Bereitstellung von Verpflegung für Besprechungen, einschließlich der Beauftragung von Catering-Services, Auffüllen von Getränken und Bereitstellung von Snacks Unterstützung des Teams durch administrative Tätigkeiten wie Rechnungsprüfung, Bestellung von Büromaterialien, regelmäßige Überprüfung der Bestände und Nachbestellungen bei Bedarf Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anrufe an der Telefonzentrale sowie Sicherstellung einer professionellen Kommunikation Sichtung von zentralen E-Mails und Weiterleitung relevanter Nachrichten an die zuständigen Fachbereiche zur weiteren Bearbeitung Koordination und Weiterleitung von Krankmeldungen an die jeweiligen Fachbereiche zur schnellen und geordneten Information Organisation und Pflege der Ablage, sowohl physisch als auch digital, einschließlich der Archivierung von Dokumenten gemäß interner Vorgaben Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie die Koordination von Anträgen zur fristgerechten Abwicklung Haben wir Dein Interesse geweckt? Wir sind Dein erster Ansprechpartner als strategischer Personalexperte im Silicon Saxony. Wir haben Jobs, die dich begeistern. Innovativ, flexibel und zukunftsorientiert. Mit unserem großen Netzwerk und profundem Branchenwissen unterstützen wir dich bei der Suche nach der passenden Stelle.