Assistenz der Geschäftsführung & Fördermittel-Administration (m/w/d) bei MotionLab ML GmbH | softgarden
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Assistenz der Geschäftsführung & Fördermittel-Administration (m/w/d)
* Vollzeit
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Hybrid
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Berlin, Germany
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Mit Berufserfahrung
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06.02.26
EUR 33000,00 - 36000,00
Der Job auf einen Blick:
* Arbeitszeit: Teilzeit, 24 Stunden/Woche (flexible Verteilung / Gleitzeit möglich)
* Urlaub: 30 Tage pro Jahr (anteilig / pro rata bei Teilzeit)
* Arbeitsort: Hybrid (Berlin) – Präsenz je nach Bedarf / Abstimmung mit Team
* Gehalt (Teilzeit, 24 h/Woche): 30.000 – 33.000 € brutto / Jahr (abhängig von Erfahrung)
* Sachbezug: 50 € monatlich steuerfrei
Die Stelle ist ideal für Menschen, die Flexibilität brauchen (z. B. Eltern): Du kannst deine 24 Stunden pro Woche flexibel planen — in ruhigeren Wochen weniger, in Spitzenzeiten kurzfristig mehr. Wir leben ein pragmatisches, familienfreundliches Arbeitsmodell, das persönliche Lebensphasen mit Verantwortung gut vereinbar macht.
Zusammenfassung deiner Rolle:
* Fördermittel-Administration (Kern, ~75 %): Du verantwortest die operative Betreuung unserer Förderprojekte (Hardtech Innovation, Deep Tech Global): Fristen und Reporting im Blick, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise vorbereiten und als zentrale Ansprechpartner:in für Fördergeber:innen und Programm-Manager.
* Assistenz der Geschäftsführung & Office-Operations (~25 %): Du hältst unsere Basis sauber: Vertrags- & Dokumentenpflege, Behördenpost bearbeiten, zentrale SOPs/Drive-Vorlagen pflegen sowie die erste Anlaufstelle für Office-Basics im Team und Geschäftsführung sein.
* Dein Beitrag: Du sorgst dafür, dass dein direktes Umfeld, unsere Programmteams, Heads und die Geschäftsführung, sich auf Inhalte und Wirkung konzentrieren kann, weil die administrativen und formalen Dinge verlässlich laufen.
* Arbeitsweise & Haltung: Hands-on, proaktiv und gestaltend: Du bekommst Freiraum, Abläufe zu vereinfachen und zu digitalisieren, statt nur bestehende Listen zu verwalten
Fördermittel-Administration - ca. 75%
Die Rolle hat einen starken Fokus auf zwei zentrale Programme von MotionLab.Berlin:
* Hardtech Innovation (Berlin Startup Stipendium)
* Deep Tech Global (Programm für Internationalisierung)
Gemeinsam mit unseren Programm-Manager:innen sowie in enger Abstimmung mit den Fördermittelgebern sorgst du dafür, dass diese Projekte administrativ sauber, budgettreu und auditsicher laufen.
* Du bist die administrative Schnittstelle für unsere Förderprogramme in enger Zusammenarbeit mit Programmmanager:innen, Teilnehmer:innen sowie IBB und SenWEB.
* Du übernimmst Vertragsmanagement und Dokumentation (Stipendienverträge, Teilnehmendenlisten, Nachweise, Anwesenheiten) und sorgst für eine vollständige, logisch strukturierte und prüfsichere Ablage.
* Du unterstützt bei Budgetplanung und -kontrolle, bereitest Mittelabrufe, Verwendungsnachweise und Abrechnungen vor und sammelst die benötigten Nachweise.
* Du behältst Fristen und Berichtspflichten im Blick, stimmst dich frühzeitig mit den Verantwortlichen im Team ab und hilfst bei Zwischen- und Abschlussberichten für die Fördermittelgeber.
Assistenz der Geschäftsführung - ca. 25%
Du übernimmst die operative Rückenmark-Funktion für Verträge, Behördenpost, Onboarding-Vorbereitung und Knowledge-Management. Ziel ist, Strukturen zu schaffen, die deine Kolleg:innen befähigen, inhaltlich erfolgreich zu arbeiten.
* Du bearbeitest Anfragen & Post: Eingang öffnen, zuordnen, Unterlagen vorbereiten, beantworten und ggf. intern zuweisen
* Unterstützung in Vertrags- & Dokumenten-Management: zentrale Ablage, Standard-Drafts, Fristen/Verlängerungen.
* Du übernimmst Vendor-First Line & Office-Basics: erste Anlaufstelle für Vertragspartner wie Reinigung/IT/Security, kleine Bestellungen, Büromaterial.
Profil
* Erfahrung & Learning: Du musst nicht in allem Expert:in sein — wichtig ist eine starke Basis in Fördermittel-Administration und Lust, dich bei uns weiterzuentwickeln. Wir unterstützen aktiv durch Einarbeitung und bezahlte Weiterbildungen.
* 2–5+ Jahre Erfahrung in einer Rolle mit Schwerpunkt Back Office, Verwaltung, Projekt- oder Fördermittel-Administration – idealerweise in einem Startup, einer Agentur, NGO oder projektbasierten Organisation.
* Fließendes Deutsch und gute Englischkenntnisse
* Du arbeitest sehr strukturiert und verlässlich: Deadlines, Fristen und To-dos behältst du im Blick, auch wenn vieles gleichzeitig passiert.
* Du arbeitest gerne mit Excel/Google Sheets & digitalen Tools.
Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit öffentlichen Förderprojekten (z. B. Landes-/Bundesprogramme, EU-Projekte) und weißt, wie man Nachweise, Berichte und Budgets so dokumentiert, dass sie prüfsicher sind.
* Du bringst eine hohe Aufmerksamkeit fürs Detail mit – insbesondere bei Verträgen, Beträgen, Laufzeiten, Dokumenten und Dateibenennung.
* Perspektive Stundenaufstockung: Wenn es für dich passt (und für uns), gibt es mittelfristig die Option, die Stunden zu erhöhen (z. B. von 24h auf 28–32h/Woche).
* Du bist neugierig auf moderne Tools und Automatisierung (inkl. KI) und nutzt sie gerne, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu machen.
Warum du bei uns genau richtig bist
* Du bist Teil des Rückgrats: Deine Arbeit sorgt dafür, dass der Laden läuft: Wenn Verträge, Unterlagen und Fördermittel sauber organisiert sind, kann das ganze Team besser arbeiten. Du bist nicht "irgendwo im Hintergrund", sondern ein zentraler Stabilitätsfaktor.
* Gestalten statt nur verwalten: Wir suchen jemanden, der Lust hat, Prozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und mit modernen Tools (inkl. KI) effizienter zu machen und sich hier ausprobieren will.
* Wachstum & Lernen: Gemeinsam bauen wir die Strukturen, die wir für die nächsten Jahre brauchen. Dabei kannst du dich fachlich (z. B. Fördermittel, Finanzprozesse, Tools) und persönlich weiterentwickeln.
* Startup-Umfeld statt klassische Verwaltung: Du bewegst dich in einem Umfeld aus Hardware-, Deep-Tech- und Climate-Startups, Programmen und Events – dein Alltag ist administrativ, aber das, was du möglich machst, sind Prototypen, Produkte und echte Innovation.
Kontakt
Du hast fragen zum Job? Melde dich direkt bei uns via e-mail an recruiting@motionlab.berlin.
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