Assistenz der geschäftsleitung (m/w/d)

Wir suchen eine engagierte und vielseitige Persönlichkeit für die Position der Assistenz der Geschäftsleitung in unserer dynamischen Entwicklungsabteilung. Sie übernehmen ein breites Aufgabenspektrum und sind die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, internen Abteilungen und externen Partnern.

Finanz- und Buchhaltungswesen / Finance & Accounting

• Vorbereitung der Buchführung (Kontierungen) und Weiterleitung an die Finanzbuchhaltung
• Pflege und Verwaltung interner Excel-Listen
• Überwachung von Jahresabschlüssen

Export / Import & Wirtschaftsrecht / Export / Import & Commercial Law

• Erstellung von Sendungen
• Grundkenntnisse zu Ausfuhrgenehmigungen und meldepflichtigen Waren
• Überwachung und Kontrolle von Importdokumenten (Verzollung durch Agenten, u. a. UPS)
• Grundkenntnisse im Wirtschaftsrecht
• Prokura

Personaladministration & HR-Unterstützung / Payroll & HR Administration

• Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen gemäß tariflichen Vorgaben (Tarifverträge BVSU) und Ergebnissen der Tarifverhandlungen
• Pflege und Überwachung von Urlaubslisten, Urlaubsansprüchen und Urlaubsanträgen
• Erstellen und Verwalten von Zeitblättern
• Bearbeitung von Krankmeldungen und Erstattungen von Krankenkassen nach AAG

Büro- und Verwaltungsorganisation / Office & General Administration

• Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen Belangen
• Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten
• Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz
• Verwaltung von Bankkonto, Kreditkarten und Handkasse
• Büroorganisation (Geburtstage, Jubiläen etc.)

Einkauf & Auftragsmanagement / Procurement & Order Management

• Auftragsstellung für Beschaffung und Betriebsmitteleinkauf

Terminüberwachung & Vertragsverwaltung / Scheduling & Contract Management

• Terminplanung und -organisation (u. a. Notare, Rechtsanwälte)
• Vertragsverwaltung
• Post Ein- und Ausgang

Berichtswesen & Compliance / Reporting & Compliance

• Erstellung von Nachhaltigkeits-Berichten
• Berichtsmeldungen

Reisemanagement / Travel Management

• Buchung von Flügen, Transfers und Hotels
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen

Technische Dokumentation / Technical Documentation

• Erstellen und Verwalten von Stücklisten
• Verwaltung technischer Dokumente

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in Finanz- und Buchhaltungswesen
• Grundkenntnisse in Export/Import sowie im Wirtschaftsrecht
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Teamfähigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Erfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem innovativen Unternehmen
• Kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsgerechte Vergütung nach Tarifvertrag
• Moderne Arbeitsausstattung

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