Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.
Hinter jeder erfolgreichen Universität steht ein guter wissenschaftsunterstützender Bereich, der sich unter anderem um die vielfältigen Personalbelange kümmert. In dem dafür zuständigen Dezernat Personal ist zum 1. Oktober 2025 eine Stelle als
Büroaushilfskraft
in Teilzeit (bis zu 40% / 16 Wochenstunden) befristet für 2 Jahre zu besetzen.
Mit Ihrer aktiven Unterstützung sorgen wir für ein reibungsloses sowie dienstleistungsorientiertes Personalmanagement. Gestalten Sie unsere Personalarbeit mit und werden Sie Teil eines engagierten und aufgeschlossenen Teams!
Ihre Aufgaben:
Sie übernehmen nach eingehender Einarbeitung bzw. fachliche Anlernung sowie nach Vorgaben Aufgaben zur Unterstützung des Verwaltungsbetriebes in den Aufgabengebieten Personalsachbearbeitung und Aktenarchiv, insbesondere:
1. Sie fertigen Arbeitsverträge an und wirken bei deren Versand mit.
2. Weiterhin bereiten sie die zahlungsrelevanten Unterlagen zur Übergabe an die Abrechnungsstelle des Dezernates vor.
3. Personalaktenanlage und Ablagetätigkeiten gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich.
4. Sie übernehmen die technische Bearbeitung von Akten für die Archivierung (Entmetallisieren, Transportieren, Umheften etc.) entsprechend der geltenden Vorgaben.
5. Ebenso ordnen Sie archivierte Akten in den Archivbestand ein, führen die Datenbank mit der Auflistung der Akteneinheiten und bearbeiten nachgereichte Dokumente (Ordnung, Verwaltung und Ablage).
6. Sie erledigen das Heraussuchen und die Ausgabe von angeforderten Akten sowie deren Rücknahme.
7. Außerdem arbeiten Sie bei der Übergabe von Akten an das und vom Universitätsarchiv mit.
Ihr Profil:
8. Sie verfügen über gute organisatorische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe.
9. Zudem sind sie körperlich belastbar für leichte bis mittelschwere Tätigkeiten (z.B. Heben und Tragen von Akten, Ordnern und Kisten usw.).
10. Sie zeichnen sich durch eine gute Konzentrationsfähigkeit aus, arbeiten engagiert und eigenverantwortlich.
11. Eine sorgfältige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Flexibilität sowie ein freundliches Auftreten sind für Sie selbstverständlich.
12. Sie haben mindestens gute Kenntnisse der einschlägigen Office-Programme (u.a. Word, Excel). Erste Erfahrungen mit SAP H4/S4 oder HCM sind von Vorteil.
13. Ihre Deutschkenntnisse sind auf muttersprachlichem oder vergleichbarem Niveau (Sprachzertifikat) und Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse.
14. Sie hatten bislang kein Beschäftigungsverhältnis mit dem Freistaat Thüringen.
15. Idealerweise sind Sie an der Friedrich-Schiller-Universität Jena oder der Ernst-Abbe-Hochschule Jena für ein Studium ordentlich immatrikuliert.
Unser Angebot:
16. Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 3 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
17. Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
18. Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache)
19. Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
20. 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 16 Wochenstunden. Grundsätzlich ist auch eine Teilung in zwei Stellen zu je 8 Wochenstunden möglich.
Bei Fragen zur Tätigkeit in der Personalsachbearbeitung wenden Sie sich bitte an Frau Annett Bodien (annett.bodien@uni-jena.de). Bei Fragen zur Tätigkeit im Aktenarchiv steht Ihnen Frau Manuela Küchler (manuela.kuechler@uni-jena.de) gerne zur Verfügung.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.