Du willst Organisation, Sinn und Verantwortung verbinden - und dabei den Laden wirklich zusammenhalten? Als Office Manager:in bist du nicht "nur" für Administration zuständig, sondern eine zentrale Stütze unserer Arbeit: Du sorgst dafür, dass Prozesse laufen, Qualität gesichert ist und unser Team sich auf das konzentrieren kann, was zählt - Organisationen zukunftsfähig zu machen. Du koordinierst eingehende Anliegen und berätst Interessent:innen zu emcra Weiterbildungen und weiteren Dienstleitungen. Für die Teilnehmenden der emcra Berlin School of Funding & Change erstellst Du Teilnehmendenverträge, Lernpläne etc. und verantwortest das Dokumentenmanagement nach unseren Qualitätsstandards (AZAV und ISO 9001). • Gemeinsam mit dem Team administrierst Du die Online-Lernplattform von emcra. • Das administrative Management unserer externen Referent:innen (Verträge etc.) entsprechend unserer QM-Standards liegt in Deiner Verantwortung. • Zu Deinen allgemeinen Bürotätigkeiten gehören u. a. Posteingang, Ablage, Bestell- und Reiseorganisation, Daten- und Verteilerpflege, Veranstaltungsorganisation. • Qualitätsmanagement • Du hast einen Blick auf unsere Zusammenarbeit im Bereich der Berlin School of Funding & Change (AZAV-Standards), identifizierst Potenzial für Optimierung und begleitest die Implementierung. • Du begleitest das Team bei der Umsetzung unseres Qualitätsmanagements (AZAV und ISO 9001) und unterstützt bei der Vorbereitung des jährlichen Audits. Digitalisierung • Ab Mitte 2026 unterstützt Du die Einführung eines CRM und übernimmst im Nachgang die Verantwortung für die Pflege und Auswertung der Daten. drei Jahre Berufserfahrungen, z.B. im Bereich Bürokommunikation, Teamassistenz, Teamleitung oder einem ähnlichen Berufsfeld (z. B. Hotellerie). Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen. • Kenntnisse und praktische Erfahrungen zum administrativen Management von Organisationen/ (sozialen) Unternehmen • Hohe digitale und technische Affinität sowie Kompetenz im Umgang mit digitalen Apps • Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen, Internet und Basiskenntnisse in der Anwendung von KI • Gute Kenntnisse der deutschen Sprache (C1), gute Kenntnisse der englischen Sprache (B2) • Moodle-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht notwendig • AZAV-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht notwendig Soft Skills • Kommunikationsstärke und eine hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung • Freude und Sicherheit im persönlichen Umgang sowie im Telefonkontakt mit Menschen • Mitdenkend, vorausschauend und sicherer Umgang mit Komplexität und Prioritätssetzung • Verständnis für Wirtschaftlichkeit und Effizienz sowie Organisationstalent • Selbständiges Arbeiten und Freude an Verantwortung und Mitgestalten • Delegieren von Aufgaben und Monitoring der Arbeitsergebnisse • Geübtes Schreiben von gut lesbaren Texten, z. B. E-Mails, Guidelines zu Prozessen • Offen für unterschiedliche Aufgaben und Flexibilität Benefits • Eine dynamische und europäisch tätige Organisation ist Dein künftiger Arbeitgeber. • Du arbeitest in einem motivierten, internationalen und interdisziplinären Team. • Du hast die Möglichkeit, emcra Themen und Angebote aktiv mitzugestalten und Dinge zu bewegen. • Das Büro ist gut mit dem ÖPNV erreichbar - direkt am S-Bahnring (Hohenzollerndamm). • Wir bieten Dir eine moderne Arbeitswelt. • Weiterbildung ist uns wichtig und wird während der Arbeitszeit ermöglicht. • Du hast die Möglichkeit, an emcra Weiterbildungen teilzunehmen. • Deine Arbeitssprachen sind Deutsch und teilweise Englisch (E-Mailkommunikation). • Dir wird eine Vollzeit-Anstellung mit langfristigem Vertragsverhältnis angeboten. Teilzeit ist im Rahmen einer Fünftage-Woche möglich (30 Std./Wo.). • Der Arbeitsantritt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt geplant. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.