Office manager (m/w/d)

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung aus dem Bereich Transport‑, Logistik‑ und Terminaldienstleistungen. Am verkehrstechnisch bedeutenden Standort Puttgarden auf Fehmarn betreuen Sie täglich Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende aus unterschiedlichen Ländern.

Zur Verstärkung des Standortteams suchen wir eine organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit für das Office‑ und Front‑Office‑Management.

Ihre Perspektiven

In dieser vielseitigen Position sind Sie die zentrale Anlaufstelle am Standort und stellen einen reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablauf sicher:

• Sie betreuen professionell den Empfangsbereich und fungieren als erste Kontaktperson für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende
• Sie übernehmen Auskunfts‑, Beratungs‑ und Servicetätigkeiten für Besucher und Kunden vor Ort
• Sie geben Landgang‑ und Parktickets aus und bearbeiten diese ebenso wie Check‑in‑Unterlagen für externe Dienstleister
• Sie bearbeiten Reklamationen, insbesondere im Zusammenhang mit technischen Störungen an Automaten
• Sie organisieren und verwalten Konferenz‑ und Besprechungsräume
• Sie bedienen die Telefonzentrale und stellen den reibungslosen Ablauf des Postein‑ und ‑ausgangs sicher
• Sie unterstützen kaufmännische Prozesse, unter anderem durch Vorkontierung für die Buchhaltung sowie durch administrative Begleitung des Terminalbetriebs
• Sie tragen die Kassenverantwortung am Standort, inklusive Abrechnung und Betreuung der Ticketautomaten
• Sie führen die Abrechnung der Mietnebenkosten für am Standort vermietete Gebäude durch
• Sie verwalten Dienstkleidung, Schlüssel, Besucher‑ und ISPS‑Ausweise sowie Fundsachen
• Sie bestellen, verwalten und geben Büromaterial aus
• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten wie Schriftverkehr, Ablage, Registerpflege sowie das Führen standortbezogener Statistiken (z. B. Umwelt‑ und Entsorgungskennzahlen)

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Position sind Sie die zentrale Anlaufstelle am Standort und stellen einen reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablauf sicher:

• Sie betreuen professionell den Empfangsbereich und fungieren als erste Kontaktperson für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende
• Sie übernehmen Auskunfts‑, Beratungs‑ und Servicetätigkeiten für Besucher und Kunden vor Ort
• Sie geben Landgang‑ und Parktickets aus und bearbeiten diese ebenso wie Check‑in‑Unterlagen für externe Dienstleister
• Sie bearbeiten Reklamationen, insbesondere im Zusammenhang mit technischen Störungen an Automaten
• Sie organisieren und verwalten Konferenz‑ und Besprechungsräume
• Sie bedienen die Telefonzentrale und stellen den reibungslosen Ablauf des Postein‑ und ‑ausgangs sicher
• Sie unterstützen kaufmännische Prozesse, unter anderem durch Vorkontierung für die Buchhaltung sowie durch administrative Begleitung des Terminalbetriebs
• Sie tragen die Kassenverantwortung am Standort, inklusive Abrechnung und Betreuung der Ticketautomaten
• Sie führen die Abrechnung der Mietnebenkosten für am Standort vermietete Gebäude durch
• Sie verwalten Dienstkleidung, Schlüssel, Besucher‑ und ISPS‑Ausweise sowie Fundsachen
• Sie bestellen, verwalten und geben Büromaterial aus
• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten wie Schriftverkehr, Ablage, Registerpflege sowie das Führen standortbezogener Statistiken (z. B. Umwelt‑ und Entsorgungskennzahlen)

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen idealerweise Erfahrung im Office Management, Front Office oder in einer administrativen Servicefunktion mit
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Serviceorientierung, Organisationsstärke und Teamfähigkeit aus
• Sie treten freundlich, souverän und serviceorientiert auf – auch in einem internationalen Umfeld

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken! Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

Kontakt

Für weitere Fragen zu dieser Position JN -042026-1016380, nehmen Sie gerne Kontakt mit Ann-Christin Göttsch unter +49 431 7299 0846 oder ann-christin.goettsch@dis-ag.com auf.