Office & Administrative Coordinator (m/w/d)&##128205;Vollzeit, vor Ort – mit Sitz in Frankfurt am Main.
Das Unternehmen:
Ein international tätiges Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Lieferung von Prozesstechnologien und Anlagen für die Ölgewinnung, Raffination von Speiseölen, Biodieselproduktion (FAME) und Oleochemie – darunter Fettsäuren, Glycerinreinigung, Fettalkohole und mehr.
Wir suchen eine/n Office & Administrative Coordinator (m/w/d), der/die eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Tagesbetriebs unseres Büros übernimmt. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Bereiche Administration, Finanzen, Geschäftsleitung und Einkauf. Organisation des täglichen Bürobetriebs (z. B. Materialbestellungen, Postbearbeitung, Besucherempfang)
Unterstützung der Finanzabteilung: Eingabe und Verarbeitung von Rechnungen in DATEV, Zahlungsabwicklung, Dokumentenmanagement
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams: Kalenderpflege, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings
Koordination interner Veranstaltungen, Projekte und Kommunikation mit Lieferanten
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management o. Ä.
~3–5 Jahre relevante Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Finanzadministration
~ Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Grundkenntnisse in Finanzprozessen (z. B. Rechnungsprüfung, Lieferantenkoordination, Reisekostenabrechnung)
Sicherer Umgang mit MS Office, DATEV und idealerweise CRM-Systemen; Bereitschaft zur Vollzeittätigkeit im Büro
Arbeiten in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit vielfältigen Teams
Kollegiale Unternehmenskultur mit Raum für Eigeninitiative und kontinuierliche Verbesserung
Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens
Alle Anfragen werden vertraulich behandelt und Ihre Informationen werden nicht ohne Ihr vorheriges, ausdrückliches Einverständnis weitergeleitet.