Die Stelle im Überblick
Als studentische Hilfskraft unterstützen Sie direkt die wissenschaftliche Arbeit und das Management des Forschungsprojekts, dessen Höhepunkt die Organisation dieses internationalen Fachtreffens bildet. Ihre Aufgaben umfassen die wissenschaftliche und administrative Zuarbeit in folgenden Kernbereichen:
1. Wissenschaftliche Projektassistenz (Kernaufgaben gem. § 121 BerlHG)
Projektarbeit: Mitarbeit in laufenden wissenschaftlichen Projekten des Instituts.
Abstraktmanagement: Unterstützung bei der inhaltlichen und formalen Koordination des gesamten Einreichungs- und Review-Prozesses. Dies beinhaltet die Datenaufbereitung der Abstracts für die wissenschaftliche Auswertung und die Assistenz bei der Zusammenstellung des wissenschaftlichen Programms.
Recherche und Dokumentation: Literatur- und Datenrecherche zur thematischen Vorbereitung von Sessions oder zur Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung von Zwischenberichten.
Wissenschaftliche Korrespondenz: Führung der Korrespondenz mit Referentinnen und Referenten sowie führenden internationalen Expertinnen und Experten bezüglich ihrer wissenschaftlichen Beiträge zum Projekt und zur Konferenz.
Inhaltliche Materialien: Mithilfe bei der Erstellung und Formatierung von wissenschaftlichen Materialien (z.B. Programmdetails, Posterausstellungen) sowie der Pflege projektbezogener Inhalte auf der Konferenz-Webseite.
2. Projekt- und Konferenzmanagement (Begleitende Administration)
Administration: Pflege und Systematisierung von Adress- und Kontaktdaten der internationalen Forschungspartnerinnen und Forschungspartnern. Ablage und Dokumentation wichtiger Projektunterlagen und Korrespondenz.
Teilnehmendenmanagement: Verwaltung der Teilnehmendenlisten (national und international) und Unterstützung bei der formellen Registrierung.
Logistik: Administrative Unterstützung bei der Organisation der Infrastruktur für das internationale Treffen (z.B. Koordination technischer Anforderungen für Präsentationen, Raumplanung).
Vor-Ort-Support: Aktive Mitarbeit bei der Betreuung der internationalen Gäste und der Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs des wissenschaftlichen Programms während der Konferenzwoche.
Danach suchen wir:
1. Sie sind an einer deutschen Hochschule ordentlich immatrikuliert (mindestens 2. Fachsemester)
2. Erste Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen oder im Office Management sind wünschenswert
3. Idealerweise studieren Sie in einem relevanten Bereich (z.B. Gesundheitswissenschaften, Public Health, Kommunikationswissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem medizinischen/epidemiologischen Fachbereich) und haben Interesse am Thema „Alkoholepidemiologie“
4. Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (zwingend erforderlich für internationale Korrespondenz)
5. Sie sind sicher im Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
6. Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig.
7. Sie sind kommunikativ, teamfähig und bringen ein hohes Maß an Engagement mit
Das bringt die Charité mit
8. Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld.
9. Einblicke in die Organisation einer wissenschaftlichen Konferenz an einer der führenden Universitätskliniken Europas.
10. Flexible Arbeitszeiten nach Absprache.
11. Die Möglichkeit, das Netzwerk im Bereich der Alkoholepidemiologie und Public Health zu erweitern.
12. Arbeitsort: Charitéplatz 1, 10117 Berlin Mitte