Ihre Aufgaben
1. Unterstützung bei Planung, Organisation und Durchführung von (inter-)nationalen Tagungen, Workshops, und Konferenzen, der Organisation von Trainings und Vorlesungen
2. Organisation von Dienstreisen, Reiseplanung und –buchung, Vorbereitungen der Dienstreiseabrechnungen eingeladener nationaler und internationaler Wissenschaftler und Gäste
3. Mündliche und schriftliche Kommunikation und Abstimmung mit Wissenschaftlern in englischer und deutscher Sprache
4. Verwaltung, Organisation und Unterstützung bei der Büroorganisation
5. Terminplanung und Koordination der Aufgaben
6. Unterstützung der internationalen Mitarbeiter*innen und Gäste bei allen administrativen und behördlichen Angelegenheiten
Ihr Profil
7. Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Ausbildung
8. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Teamgeist
9. Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
10. Absolute Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortung
11. Bereitschaft und Interesse neue Fähigkeiten und Kompetenzen zu erlernen
12. Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlool, PowerPoint)
Wünschenswert
13. Erfahrung in der Sekretariatsarbeit in einem Forschungs- bzw. akademischen Umfeld
14. Erfahrung in der Organisation von Wissenschaftlichen Veranstaltungen
Unser Angebot
Die Stelle ist zunächst bis 28. Februar 2027 befristet. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen. Teilzeitarbeit ist grundsätzlich möglich. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen nach TVöD Bund; zusätzlich gewähren wir eine Altersversorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL). Die Max-Planck-Gesellschaft bemüht sich um die Gleichstellung von Frauen und Männern und um Vielfalt. Sie will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden daher ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Bereichen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind ausdrücklich erwünscht.
Ihre Bewerbung