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Institut français de Berlin
L’Institut français d’Allemagne (IFA), regroupe 11 antennes en Allemagne, réparties sur l’ensemble du territoire allemand et pilotées par une direction fédérale. Par son action culturelle et pédagogique, ce réseau complète le maillage des relations scolaires, universitaires, scientifiques, économiques, politiques et consulaires entre la France et l’Allemagne, et contribue ainsi de manière significative à la diffusion de la langue française et de la culture française et francophone. L’Institut français d’Allemagne est rattaché au Service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France en Allemagne (SCAC), sous l’autorité du Conseiller culturel également directeur de l’Institut français d’Allemagne. L’Institut français d’Allemagne est composé de 160 agents.
L'Institut français d'Allemagne recherche une Chargée / un Chargé de projets événementiels.
Descriptif du poste et des missions proposées :
Placée / placé sous l’autorité du directeur et de la secrétaire générale fédérale de l’Institut français d'Allemagne (IFA), la Chargée / le Chargé de projets événementiels est au cœur de la mise en œuvre de la programmation événementielle de l’IFA.
Missions
La Chargée / le Chargé de projets événementiels participe à l’organisation des événements importants en soutien de l’ensemble des bureaux de l’IFA. Elle / il sera placée / placé sous l’autorité fonctionnelle du bureau concerné et remplira principalement les missions suivantes :
* Définir et assurer le planning logistique et la mise en œuvre opérationnelle des événements inscrits par les bureaux à l’agenda culturel.
* Suivre et décliner les rétroplannings en lien avec les bureaux de l’IFA.
* Analyser et recommander des moyens utiles à l’événement.
* Recherches de partenariats via sponsoring pour financement de l’événement en s’inscrivant pour ce faire dans le respect de l’action de coordination générale du Responsable mécénat et sponsoring avec lequel vous serez en coordination étroite.
* Évaluer les besoins et assurer la logistique des événements, en lien avec les interlocuteurs dédiés.
* Assurer la planification et l’avancement des projets.
* Être l'interlocuteur référent des partenaires internes et externes.
* Assurer l´élaboration des devis et le respect des budgets, ainsi que la gestion, le suivi et la coordination de l´ensemble des prestations.
* Assurer la logistique d’accueil des partenaires (déplacements, hébergement).
* Assister aux réunions opérationnelles / comités de pilotage opérationnels.
* Sur le terrain : être garant de la bonne exécution des prestations et intervenir en renfort sur l'organisation.
* Participer à l'établissement du plan de communication autour de l'événement pour en assurer la promotion.
* Coordonner, avec les partenaires dans sa dimension matérielle et logistique, l'aménagement des stands sur les salons.
* Évaluer a posteriori les opérations et, le cas échéant, proposer des pistes d’amélioration.
Profil
* Issue / issu d’une formation supérieure, vous disposez d’une expérience significative dans l’événementiel, idéalement acquise dans un poste équivalent, en agence ou chez l’annonceur, qui vous a permis de travailler en mode projet.
* Grâce à votre créativité, votre esprit d’initiative et votre expérience, vous êtes à la fois force de proposition tout en étant méthodologique et rigoureux dans votre activité, ce qui vous permet d’être efficace dans l’organisation d’événements.
* Vous maîtrisez les techniques de gestion de projet et vous appréciez le travail en équipe
* Grâce à votre goût pour le travail en équipe et votre relationnel, vous savez écouter et avoir des échanges constructifs avec des interlocuteurs divers.
* Vous faites preuve d'innovation et de curiosité et êtes receptive / réceptif à de nouvelles pratiques de travail, tout en restant dans le cadre imposé.
* Réactive / réactif, vous savez vous adapter, identifier les contraintes, trouver/proposer des solutions et faire face aux imprévus.
* Sens de l’efficacité et des responsabilités.
* Esprit de synthèse et d’analyse.
* Discrétion et confidentialité sont de rigueur.
* Excellente maîtrise de l’allemand (niveau B2 ou C1) et du français à l’oral et à l’écrit.
* Excellente maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel et Outlook).
Environnement professionnel, horaires de travail, disponibilité soirs/weekends, astreintes :
La Chargée / le Chargé de projets événementiels pourra être amenée / amené à travailler en soirée ou le weekend, notamment pour des opérations de promotion ou des manifestations culturelles. Les heures effectuées en soirée et le weekend sont récupérées.