Die Stiftung Charité ist eine unabhängige, gemeinnützige Stiftung bürgerlichen Rechts, die 2005 von der Unternehmerin Johanna Quandt gegründet wurde. Die Stiftung versteht sich als Förderin und kreative Impulsgeberin der Lesbenswissenschaften in Berlin und unterstützt Vorhaben im gesamten Spektrum von Forschung, Lehre, Gesundheitsversorgung sowie Wissens- und Technologietransfer.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 1. Juni 2026, eine / einen
Assistenz der Geschäftsstellenleitung / Office Manager (m/w/d)
in Vollzeit und zunächst für zwei Jahre befristet
Aufgaben
* Assistenz der Geschäftsstellenleitung
o Termin- und Kalenderkoordination
o Gremienkorrespondenz
o Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
o Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
o Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
* Teamassistenz
o Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
o Koordination interner Abläufe und Informationsflüsse
o Organisation von Veranstaltungen und Terminen
o Pflege von Ablagen, Dokumentationen und Statistiken
o Zuarbeit für Buchhaltung und Controlling
* Office Management
o Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
o Ansprechpartner für externe Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Gebäudemanagement, Lieferanten)
o Pflege und Verwaltung des CRM-Systems, inkl. Serienmailingversand
o Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Arbeitsmitteln
o Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben
Profil
* Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und ggf. xFound oder andere Stiftungssoftware
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit, Lösungsorientierung und Flexibilität bei der Aufgabenerfüllung
* Ausgeprägte Sorgfalt und Dienstleistungsbereitschaft mit dem besonderen Blick für Details
Wir bieten
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer Stiftung, die sich Themen von hoher wissenschaftlicher, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Relevanz widmet und sich dabei in einem vielseitigen und internationalen Umfeld bewegt. Die Arbeit in der Geschäftsstelle ist geprägt durch eine unternehmerische Herangehensweise, flache Hierarchien und viele Gestaltungsspielräume. Wir bieten eine angemessene, leistungsorientierte Vergütung, flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie einen attraktiven Arbeitsort im Herzen Berlins.
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