Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie den Vorstand eines erfolgreichen, wirtschaftlich stabilen Unternehmens im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation, Kommunikation und Koordination auf Top-Management-Ebene und tragen maßgeblich zur Effizienz der Führungsarbeit bei.
Ihre Aufgaben
Office- und Terminmanagement (ca. 25–30%)
Proaktive Kalenderführung und Priorisierung von Terminen
Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs des Vorstands inkl. Raumvorbereitungen und Empfang von Gästen
Kommunikations- und Korrespondenzmanagement (ca. 25–30%)
Erstellung und Bearbeitung von E-Mails, Briefen und internen Mitteilungen
Kommunikation in Deutsch und Englisch auf hohem Niveau
Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, Aufsichtsrat und externen Partnern
Informations- und Dokumentenmanagement (ca. 25–30%)
Erstellung, Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Reports und Protokollen
Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten (Personal, Finanzen, Strategie)
Unterstützung bei Analysen und Recherchen
Administrative, Projekt- und Sonderaufgaben (ca. 10%)
Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
Eigenständige Organisation kleinerer Projekte (z. B. Events, Prozessoptimierungen)
Reisemanagement und Verwaltung von Verträgen
Ihr Profil:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz (mind. 5 Jahre)
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (C1)
Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Integrität
Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Zeitdruck präzise zu arbeiten
Wir bieten
~ Unbefristete Festanstellung in einem erfolgreichen Unternehmen
~ Attraktives Gehaltspaket (ca. 75.000 – 95.000 € + Bonus) - je nach Erfahrung und Qualifikation
~1–2 Tage Remote-Arbeit nach der Einarbeitung möglich
~ Betriebliche Altersvorsorge, Fitnessangebote am Arbeitsplatz, Fahrradleasing
~ Moderne Ausstattung