Als Teil unseres administrativen Teams unterstützt du interne Institutsvorgänge, entwickelst ggf. interne Abläufe weiter und bist u.a. für die Koordination und administrative Bearbeitung in unterschiedlichen Bereichen zuständig. Du übernimmst eine Vielzahl administrativer und organisatorischer Aufgaben und gewährleistest im Institutssekretariat einen reibungslosen Ablauf und behältst immer den Überblick. Bearbeitung des Schriftverkehrs. Erstellen des internen und externen Schriftverkehrs des Institutsleiters, teilweise in englischer Sprache Vorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen; Vorbereitung von Präsentationen; Zusammenführen von unterschiedlicher Quellen in einheitliche Präsentationen Erstellung von Protokollen von Besprechungen, Abteilungssitzungen oder Veranstaltungen Terminplanung, -koordination und -kontrolle, Vorbereitung der benötigten Unterlagen für Termine, Nachbereitung der Termine Selbstständige Planung, Organisation und Vorbereitung der Dienstreisen des Institutsleiters (Terminkoordination, Durchführung der Buchungen, Erstellung von Reiseplänen zur Einhaltung von Terminen, Reisekostenabrechnung) Besuchermanagement inkl. Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern Erstellen und Aktualisierung von Projektübersichten in Form von Tabellen oder Mindmaps abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Bürokauffrau/-mann für Bürokommunikation, etc.) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung fundierte administrative und organisatorische Kenntnisse z.B. in der Vorbereitung von Besprechungen, der Terminplanung und -überwachung, etc. sicherer Umgang mit MS Office (z.B. Outlook, Word, PowerPoint und Excel) sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Wort/Schrift) Kenntnisse im kaufmännischen Bereich z.B. in der Beschaffung von Büromaterial unter Einhaltung der geltenden DLR Regularien von Vorteil idealerweise bringst du zusätzlich Kenntnisse über und Erfahrung in der Anwendung interner DLR Regularien bzgl. der Beantragung von z.B. Überstundenanträgen, Dienstreisen inkl. deren Abrechnung, etc. mit Erfahrung im Sekretariats- und Controllingbereich, Personaladministration (Personalentwicklung) von Vorteil sehr gutes Zeitmanagement und Durchsetzungsvermögen wünschenswert Attraktive Bezahlung nach Tarifvertrag Zeitarbeit der BAP/DGB Tarifgemeinschaft Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr Interessenvertretung durch einen flächendeckenden Betriebsrat Kompetenzausbau durch vielfältige e.learnings Prämie in Höhe von 250 € für jeden Mitarbeiter, den Sie erfolgreich für uns werben Sonderkonditionen beim Kauf von Konzertkarten, Elektronikgeräten, Sportartikeln und vielem mehr