Teamassistenz (m/w/d) - Professur Allgemeinmedizin
1. Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
2. Voll/Teilzeit
Die Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem ist eine junge Universitätsmedizin und der größte Arbeitgeber in Cottbus mit rund 1.200 Betten und knapp 3.000 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern. Als bedeutendes Leitkrankenhaus und Universität gestalten wir die Zukunft der Gesundheitsversorgung in der Modellregion Gesundheit Lausitz.
Wir bieten umfassende Maximalversorgung mit 24 Kliniken und 4 Instituten für jährlich über 150.000 Patienten/innen sowie ein inspirierendes Umfeld für Forschung und Lehre.
Die MUL – CT vereint Forschung, Lehre und Krankenversorgung in einem innovativen Rahmen und bietet vielfältige Karrierechancen, erstklassige Weiterbildungsprogramme und eine hochmoderne Arbeitsumgebung im Herzen von Cottbus.
Gestalte die Zukunft der Medizin bei uns! Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung der Professur der Allgemeinmedizin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als Teamassistenz (m/w/d) in Teil- (mind. 75%) oder Vollzeit (100%).
Dein Verantwortungsbereich
3. Eigenständige Koordination, Organisation und Führung des Sekretariats mit Entwicklung der Abläufe und Strukturen in der Aufbauphase
4. Mitwirkung an Etablierung digital gestützter Organisations- und Teamprozesse
5. Unterstützung der Professur in allen administrativen und organisatorischen Belangen
6. Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz sowie des Postein- und -ausgangs
7. Planung, Koordination und Nachbereitung von Veranstaltungen (Präsenz, digital; z. B. Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Meetings)
8. Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen der Teams Akademischer Hausarztpraxen
9. Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
10. Erstellung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken und Berichten
11. Eigenständiges Fristen- und Prozessmanagement (einschließlich Statusübersichten, Nachverfolgung, kontinuierlicher Optimierung von Prozessen und Strukturen)
12. Schnittstellenkoordination und Kommunikation mit internen und externen Akteuren
13. Pflege von Termin-, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie Verwaltung entsprechender digitaler Systeme
14. Organisatorische Begleitung beim Aufbau von Praxis-Netzwerken (einschließlich Akkreditierungs-/Auditprozessen)
15. Kommunikation mit Akademischen Hausarztpraxen
Dein Profil
16. Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation)
17. Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise im wissenschaftlichen oder medizinischen Umfeld mit Erfahrungen in der Anwendung von SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen zur Unterstützung von Personal-, Vertrags- und Dokumentationsprozessen
18. Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
19. Sehr sichere deutsche Rechtschreibung sowie ein strukturierter schriftlicher Ausdruck
Grundkenntnisse der englischen Sprache, idealerweise mit Bezug zur medizinischen und/oder wissenschaftlichen Terminologie
20. Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten im Umgang mit Studierenden, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern
21. Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
22. Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Bereitschaft zur kontinuierlichen Fort- und Weiterbildung
Das bieten wir Dir
23. Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
24. Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen Universitätsmedizin
25. Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
26. Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote
27. Betriebliche Altersvorsorge sowie Angebote der betrieblichen Gesundheitsförderung
28. Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
29. Ein Entgelt nach TV MUL
30. Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 87,5%
31. 30 Tage Urlaub
32. Hausinterne Willkommensveranstaltung: 3-tägiges Onboarding
33. Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
34. Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
35. Zuschuss zum ÖPNV Ticket
36. Mitarbeiterveranstaltungen