Für ein Family Office einer Unternehmerfamilie suchen wir eine erfahrene, diskrete und strukturierte Persönlichkeit. In dieser vertrauensvollen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Familie, externen Dienstleistern und Behörden – mit hohem Maß an Eigenverantwortung und Überblick über viele parallele Themen.
Aufgaben
1. Administration & Finanzen
* Unterlagen für Steuerberater und Banken zusammenstellen, aufbereiten und weiterleiten – ohne eigene steuerliche Bearbeitung
* Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsrechnungen sichten, ablegen und Zahlungen veranlassen
* Versicherungsverträge (Gebäude, Kunst, Privat) und Dienstleistungsverträge pflegen, anpassen und bei Bedarf kündigen
* Lohnunterlagen für Hausangestellte vorbereiten und an den Steuerberater weiterleiten; Überweisungen veranlassen
2. Immobilien, Behörden & Korrespondenz
* Mietverwaltung für mehrere Immobilien im In- und Ausland: Zahlungskontrolle, Nebenkostenabrechnungen, Koordination mit Hausverwaltungen und Handwerkern
* Korrespondenz mit Anwälten, Hausverwaltungen und internationalen Dienstleistern (u. a. Dubai, Budapest)
* Beantragung amtlicher Dokumente und Visa; Bearbeitung behördlicher Post und Bußgelder
* Digitale Ablage, Scannen, Postbearbeitung und allgemeine Korrespondenz im Auftrag der Familie
3. Familie, Reisen & Familienarchiv
* Familienorganisation: Kita- und Schulanmeldungen, Therapietermine, Behördengänge und Versicherungsanpassungen für Kinder und Familienmitglieder
* Vollständige Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, Mietwagen), Restaurantreservierungen und Veranstaltungstickets
* Digitalisierung, Katalogisierung und strukturierte Ablage von Familienmaterialien – Dokumente, Fotos, historische Unterlagen und Familiendaten als langfristiges Familienarchiv
Qualifikation
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
* Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise in einer Kanzlei, Unternehmensberatung, einem Family Office oder vergleichbarem Umfeld
* Ausgeprägte Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Themen
* Strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise – auch bei vielen parallelen Themen
* Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook und Excel) sowie digitalen Ablage- und Kommunikationssystemen
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
Wir bieten
* Teilzeitstelle mit 20–30 Stunden pro Woche und flexibler Zeiteinteilung
* Teilweise Homeoffice möglich
* Vielseitige Vertrauensposition mit direktem Kontakt zur Familie und echtem Gestaltungsspielraum
* Leistungsgerechte Vergütung und langfristige Perspektive in einem wertschätzenden Umfeld
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben.
Eisbaer Capital ist ein inhabergeführtes Family Office mit Sitz in Unterschleißheim bei München. Verwurzelt in einem Familienunternehmen mit über 200-jähriger Geschichte, verwalten wir ein vielseitiges Portfolio aus Immobilien, Beteiligungen und privatem Vermögen.