„Für Menschen mit Strukturkraft, Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, Ordnung wirksam zu machen.“
Fakten kurz & knapp
Du hast Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung, arbeitest strukturiert und möchtest eine Rolle übernehmen, in der du spürbar zur Stabilität eines Unternehmens beiträgst?
Dann könnte diese Stelle gut zu dir passen.
In dieser Rolle stellst du sicher, dass Aufgaben, Termine und administrative Abläufe verlässlich im Blick bleiben und unsere Leistungen auf einer sauberen, vollständigen und nachvollziehbaren Grundlage abgerechnet werden.
Wer wir sind
Die first energy GmbH ist ein Beratungsunternehmen im Bereich Energie und Nachhaltigkeit. Wir arbeiten mit unterschiedlichen Kund:innen, Projekten und Formaten und bewegen uns in einem Umfeld, das fachlich anspruchsvoll, vielfältig und in ständiger Entwicklung ist.
Unser Anspruch ist es, Unternehmen strukturiert, wirtschaftlich und zukunftsfähig aufzustellen – und diesen Anspruch leben wir auch intern. Deshalb investieren wir bewusst in klare Strukturen, funktionierende Systeme und professionelle Zusammenarbeit.
Gleichzeitig ist uns wichtig, wie wir miteinander arbeiten. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Verantwortung, Vertrauen und einem hohen Service‑ und Qualitätsanspruch – unabhängig davon, ob jemand in der Beratung, im Stab oder im Support tätig ist. Jede Rolle trägt zum gemeinsamen Erfolg bei.
Unsere Haltung dabei ist: Klarheit vor Kontrolle, Verantwortung vor Ausrede und Entwicklung vor Stillstand. Wir schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen sich wohlfühlen, sich einbringen können und gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen.
Deine Mission
Du sorgst dafür, dass kaufmännische und administrative Abläufe auf einer verlässlichen Grundlage funktionieren. Das bedeutet konkret: Du hältst Informationen zusammen, schließt Lücken, klärst Unklarheiten und stellst sicher, dass Leistungen korrekt abgerechnet, Aufgaben sauber nachgehalten und Abläufe nachvollziehbar organisiert sind. Du übernimmst damit eine Schlüsselrolle im Hintergrund. Nicht, weil du in erster Linie Entscheidungen triffst, sondern weil du die Grundlage dafür schaffst, dass andere sauber arbeiten können.
* Sicherstellen von Abrechnungsfähigkeit
* strukturiertes und vollständiges Zusammenführen von Informationen
* verlässliches im Blick halten von Aufgaben, Fristen und Vorgängen
* Schnittstelle sein, zwischen Teammitgliedern, Kunden und der Organisation
Wie dein Arbeitsalltag aussieht
Dein Alltag verbindet Abrechnung, kaufmännische Administration, Zahlungsverkehr und organisatorische Koordination.
Abrechnung & Klärung
Du bereitest Kundenrechnungen vor, prüfst Zeiten und Leistungen und stellst sicher, dass alle Grundlagen vollständig sind. Fehlende oder unklare Informationen klärst du aktiv mit den beteiligten Kolleg:innen. Auch Rückfragen von Kunden bearbeitest du eigenständig und lösungsorientiert.
Kaufmännische Administration
Du unterstützt die Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater und arbeitest mit DATEV Unternehmen online, ERP, CRM und Zeiterfassung. Dein Ziel: saubere, nachvollziehbare kaufmännische Abläufe.
Zahlungsverkehr
Du begleitest den Umgang mit Eingangsrechnungen und sorgst dafür, dass Vorgänge vollständig, korrekt und dokumentiert sind.
Daten & Systeme
Du pflegst Daten, stellst Qualität sicher und bereitest Informationen so auf, dass Auswertungen und Abrechnungen belastbar sind.
Organisation & Nachverfolgung
Du behältst Aufgaben, Fristen und administrative Themen im Blick, sorgst für klare Übergaben und dafür, dass nichts liegen bleibt.
Dein Profil
Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Hintergrund und bringst relevante Berufserfahrung mit – idealerweise im Projekt‑, Beratungs‑ oder Dienstleistungsumfeld.
Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und verlässlich und hast ein gutes Verständnis für Zahlen, Abläufe und Systeme. Komplexe Zusammenhänge schrecken dich nicht ab – im Gegenteil: Du erkennst Unklarheiten, stellst die richtigen Fragen und sorgst dafür, dass Ordnung und Nachvollziehbarkeit entstehen.
Wichtig sind uns dabei vor allem deine Haltung und Arbeitsweise:
* Du arbeitest verbindlich und übernimmst Verantwortung für deine Themen.
* Du klärst Sachverhalte aktiv, statt ihnen auszuweichen.
* Du erkennst Unstimmigkeiten und gehst ihnen selbstständig nach.
* Du behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die in kaufmännischen Prozessen routiniert ist, mitdenkt und als Organisationsprofi Ordnung, Struktur und Verlässlichkeit bewirkt.
Entwicklungsperspektive
Wenn du deine Rolle gut ausfüllst und mehr Verantwortung übernehmen möchtest, ist das möglich. Je nach Interesse kannst du zusätzliche Aufgaben in der Koordination, in der Weiterentwicklung von Strukturen oder in eigenen Themenfeldern übernehmen.
Was wir bieten
Bei uns übernimmst du eine zentrale Rolle im kaufmännischen Rückgrat des Unternehmens – mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und echtem Einfluss auf Stabilität und Qualität unserer Arbeit. Du arbeitest in einem professionell aufgestellten Stabs‑ und Support‑Team, das eng zusammenarbeitet und sich gegenseitig den Rücken freihält. Klare Zuständigkeiten, kurze Entscheidungswege und ein direkter Austausch mit Geschäftsführung und Team gehören für uns selbstverständlich dazu.
Wir legen großen Wert auf Struktur, Verlässlichkeit und Qualität – gleichzeitig bewegen wir uns in einem Umfeld, das sich weiterentwickelt. Deshalb bieten wir dir einen klaren Karriere‑ und Entwicklungskompass, an dem wir Verantwortung, Aufgaben und Perspektiven gemeinsam ausrichten. Entwicklung verstehen wir dabei nicht als starre Karriereleiter, sondern als gezielte Förderung entlang deiner Stärken, Interessen und Potenziale – im Rahmen unseres Talent‑ und Entwicklungsverständnisses.
Du arbeitest in einer modernen, ergonomischen Arbeitsumgebung mit zeitgemäßen digitalen Tools und flexiblen Arbeitsmodellen, inklusive Homeoffice‑Möglichkeit (bis zu 2 Tage/Woche). Regelmäßige Team‑Events und Austauschformate sind für uns Teil einer professionellen, wertschätzenden Zusammenarbeit.
Neben einer fairen, marktgerechten Vergütung bieten wir dir attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Bike‑Leasing und weitere Benefits.
Inhaltlich bewegst du dich bei uns in aktuellen und zukunftsrelevanten Themen rund um Energie, Nachhaltigkeit und Transformation – in einem Umfeld, das Professionalität ernst nimmt und Entwicklung ermöglicht.
FAQ
1. Was sollte ich mitbringen?
Kaufmännische Erfahrung, Struktur, Verlässlichkeit und die Fähigkeit, Dinge sauber zu klären.
2. Arbeitszeiten?
30–40 Stunden, Homeoffice bis zu 2 Tage.
3. Vergütung?
Marktgerecht und abhängig von Erfahrung und Verantwortung.
4. Entwicklung?
Entwicklungsmöglichkeiten entlang unseres Karriere‑ und Entwicklungskompasses – je nach Leistung, Interesse und Übernahme von Verantwortung.
5. Teamgröße?
Rund 25 Mitarbeitende.
6. Einarbeitung?
strukturiert, mit Unterstützung durch Team und Geschäftsleitung.
7. Reisetätigkeit?
In der Regel nicht erforderlich.
Statement unseres Geschäftsführers Markus Barella
“Diese Rolle ist für mich eine der wichtigsten im Unternehmen. Nicht, weil sie sichtbar ist – sondern weil sie im Hintergrund dafür sorgt, dass alles funktioniert. Wenn Abrechnung, Aufgaben und Abläufe nicht sauber sind, entsteht Reibung. Wenn sie sauber sind, entsteht Klarheit. Wir suchen deshalb keinen klassischen „Backoffice“-Mitarbeiter, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Ordnung schafft und Dinge klärt.
Wer diese Rolle gut ausfüllt, macht das Unternehmen besser – jeden Tag.“ – Markus Barella
Wie geht es weiter?
Wir freuen uns auf deine Bewerbung in schriftlicher Form – und keine Sorge, sie muss nicht lang sein! Lass uns einfach wissen, warum du die richtige Person für diesen Job bist. In einem ersten Kennenlerngespräch möchten wir dir die Gelegenheit geben, uns als Unternehmen und die Stelle kennenzulernen. Auch wir möchten dich mit deinen Wünschen und Vorstellungen besser verstehen, um gemeinsam zu entscheiden, ob wir eine solide Grundlage für eine gemeinsame Weiterentwicklung schaffen können.
Lade deine Bewerbungsunterlagen, inklusive Lebenslauf, Zeugnissen und kurzes Motivationsschreiben direkt hier auf diesem Portal hoch. Nach Eingang deiner Bewerbung melden wir uns zeitnah bei dir. Meist gibt es ein kurzes digitales Erstgespräch, bei gegenseitigem Interesse folgt ein persönliches Kennenlernen bei uns vor Ort.
Kontakt
Ria Reith
HR & Organisationsentwicklung
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Telefon: -41