Du liebst es, wenn Dinge rund laufen und zwar nicht zufällig, sondern weil Du sie klug steuerst? Als Geschäftsführerassistenz hältst Du unserem Geschäftsführer den Rücken frei: Du schützt Zeit und Fokus, bringst Struktur in den Alltag und sorgst dafür, dass Zusagen nicht verpuffen. Dabei bist Du fein in der Art, geduldig im Umgang und klar genug, auch mal freundlich zu unterbrechen, wenn der Blick für die Zeit verloren geht. Und Du bist auch ein Social Butterfly, die gute Seele, die Menschen verbindet, ohne den professionellen Rahmen zu verlieren.
Aufgaben
* Du managst den Kalender der Geschäftsführung: priorisieren, koordinieren, Fokuszeiten schützen, Konflikte lösen
* Du bist die Firewall: Du filterst Anfragen, bündelst Themen und hältst Störungen vom Geschäftsführer fern
* Du sorgst als Herzschrittmacher für Rhythmus: Check-ins, offene Punkte, Follow-ups, Verbindlichkeit
* Du bereitest Meetings vor (Agenda/Unterlagen), begleitest sie bei Bedarf und hältst Ergebnisse/To-dos nach
* Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern – freundlich, klar und lösungsorientiert
* Du organisierst Termine, Reisen und Abläufe so, dass alles reibungslos funktioniert (inkl. Plan B, wenn’s nötig ist)
* Du erkennst Engpässe früh und machst proaktiv Vorschläge, bevor es brennt
* Du bist präsent im Unternehmen: verbindend, aufmerksam, professionell – die „gute Seele“ mit Struktur
Qualifikation
Must-have:
Erfahrung in einer Assistenzrolle (z. B. Geschäftsführung, Bereichsleitung, Executive Assistant) oder vergleichbar
* Starkes Organisationstalent und echtes Priorisieren
* Du kommunizierst warm, klar und verbindlich – und kannst respektvoll unterbrechen, wenn es nötig ist
* Hohe Diskretion und ein sehr zuverlässiger Umgang mit vertraulichen Informationen
* Proaktive Arbeitsweise: Du siehst, was fehlt, und schließt Themen eigenständig ab
* Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation (Deutsch und Englisch)
* Du behältst Ruhe und Überblick, auch wenn Tempo und Themen wechseln
Nice-to-have:
Erfahrung in dynamischen Umfeldern mit vielen parallelen Themen
* Tool-Affinität (Vorlagen, saubere Ablage, kleine Prozessverbesserungen)
* Event-/Office-Organisation oder Teamformate
* Englisch sicher im Alltag
Benefits
* Eine Rolle mit echtem Vertrauen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
* Viel Gestaltungsspielraum: Du baust Strukturen, die wirklich wirken
* Abwechslungsreicher Alltag mit Verantwortung und sichtbarem Impact
* Kurze Wege, schnelle Abstimmungen, klare Prioritäten im Miteinander (wenn wir sie gemeinsam sauber setzen)
* Ein Umfeld, in dem Deine „feine Art“ und Deine Verbindlichkeit nicht nur nett sind, sondern entscheidend
* Internationales Team aus Digitalisierungsexperten
* Inspirierendes Arbeitsklima mit kurzen Kommunikationswegen
* Mitgestaltungsfreiräume und flache Hierarchien
* Echter Teamgeist mit regelmäßigen Team-Events (z. B. gemeinsames Grillen, Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamabende, „Delicious Friday“)
* Fitness Studio (als Benefit/Angebot im Teamkontext)
* Arbeiten an einer ausgezeichneten KI-Lösung (EMMA), die bereits u. a. den „Hessen Champion“ und den „German Innovation Award“ gewonnen hat
* Sinnstiftende Mission: Du gestaltest aktiv Fortschritt und digitale Transformation mit KI
* Kontinuierliche Weiterentwicklung durch Lernen im Alltag, neue Branchen/Use Cases und Wissensaustausch im Team
* Werteorientierte Kultur: Integrität, Teamarbeit, positive Veränderungen und enge Zusammenarbeit mit Kunden
Wenn Du Lust hast, als ruhige Kraft mit Klarheit und Herz den Takt mitzugeben, dann sollten wir uns kennenlernen. Schick uns Deinen Lebenslauf und sag gern kurz dazu, ab wann Du starten kannst.
Wir freuen uns auf Dich!
Wir sind ein internationales Team von Digitalisierungsexperten, arbeiten in einem inspirierenden Arbeitsklima mit kurzen Kommunikationswegen und Mitgestaltungsfreiräumen, flachen Hierarchien und echtem Teamgeist (gemeinsames Grillen, Sommerfest, Weihnachtsfeier, Fitness Studio, Teamabende, „Delicious Friday“).
Unsere KI-Lösung EMMA hat bereits verschiedene Awards und Auszeichnungen gewonnen - darunter den „Hessen Champion“ und den "German Innovation Award": Weil auch Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse mit EMMA in die Lage versetzt werden, repetitive Arbeitsprozesse eigenständig zu automatisieren.