Zur Unterstützung unseres Teams in der Außenstelle Netphen suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (w/m/d) der Außenstellenleitung. Die Stelle ist befristet für die Dauer einer Elternzeit voraussichtlich bis Ende 2027.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
1. Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine. Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll.
2. Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher.
3. Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor.
4. Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich.
5. Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten‑ und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten.
Das sollten Sie mitbringen:
6. Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
7. Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation.
8. Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung.
9. Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen.
Das wäre wünschenswert:
10. SAP‑Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung.
11. Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen.
12. Kenntnisse im Veranstaltungs‑ oder Sitzungsmanagement.
Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:
13. Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz
14. Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise
15. Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft
16. Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
Entgeltgruppe: E8
Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des .
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