Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
Team & Geschäftsabläufe
1. Bietet administrative und operative Unterstützung für das Team, verwaltet komplexe Terminplanung über mehrere Stakeholder hinweg und unterstützt das Team mit
2. Bieten Sie der Führung administrative und operative Unterstützung bereit, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Verwaltung komplexer Terminplanung, Priorisierung und täglicher Koordination.
3. Übernehmen Sie die Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben und identifizieren Sie aktiv Möglichkeiten zur Verbesserung der Teameffizienz und -prozesse.
4. Tragen Sie zur Vorbereitung hochwertiger PowerPoint-Präsentationen für Führungs- oder Teamkommunikation bei.
5. Leitung der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen und Workshops, einschließlich direkter Koordination mit Anbietern (z. B. Hotels, Veranstaltungsorte, Restaurants).
6. Buchen Sie Besprechungsräume und organisieren Sie das Catering für größere Meetings oder Workshops, wobei Sie eng mit lokalen Büroleitern zusammenarbeiten, wenn eine externe oder globale Koordination der Einrichtungen erforderlich ist.
7. Koordinatiere IT-Ausrüstung und Arbeitsplatzaufbau für neue Teammitglieder und stelle sicher, dass alles vor ihrem ersten Arbeitstag bereit ist.
8. Unterstützen Sie neue Mitarbeiter und externe Partner während des gesamten Onboarding-Prozesses, insbesondere beim Zugang zu IT-Systemen, HR-Plattformen und der allgemeinen administrativen Einrichtung.
Finanzen & Beschaffungsverwaltung
9. Verwaltung des gesamten Statement of Work (SoW)- und Rechnungsprozesses, einschließlich Dokumentation, Unterschriftenverfolgung und Nachverfolgung interner Zahlungen (z. B. Lieferantenrechnungen, Reisekosten), und gewährleisten Sie die Genauigkeit und Einhaltung interner Finanzabläufe.
10. Bereite Kaufanforderungen und Bestellungen mit internen Beschaffungstools (z. B. Instore) vor und reiche sie ein, stelle die Einhaltung der Genehmigungsabläufe und überblicke bestehende Bestellungen
11. Buche die empfangenen Waren im Instore, um den Zahlungsprozess auszulösen
12. Bearbeitung steuerrelevanter Teamaktivitäten mittels eines internen Systems und sicherstellung einer genauen und zeitnahen Bereitstellung aller erforderlichen Informationen zur Unterstützung steuerbezogener Prozesse
Erforderliche Qualifikation & Erfahrung:
13. Mindestens zwei bis drei Jahre nachgewiesene Erfahrung in der Bereitstellung administrativer oder operativer Unterstützung in einem schnelllebigen Umfeld.
14. Sie sind digital fließend und selbstbewusst im Umgang mit Tools wie Outlook, Teams, Excel und PowerPoint – und passen sich schnell an neue Systeme und Plattformen an.
15. Man ergreift Initiative, antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme proaktiv – man wartet nicht auf Anweisungen; Du spielst schon.
16. Sie bringen Struktur in Komplexität, sind hochorganisiert und sind stolz darauf, detailorientiert und zuverlässig zu sein.
17. Sie gehen mit sensiblen Informationen diskret und professionell um und agieren als vertrauenswürdiger Vertreter des Teams.
18. Du bist ein Teamplayer, der zu einer positiven, kooperativen Kultur beiträgt und beständige, verlässliche Unterstützung bietet.
19. Sie kommunizieren klar, selbstbewusst und angemessen über verschiedene Zielgruppen hinweg – von Teammitgliedern und Führungskräften bis hin zu externen Partnern.
20. Sie haben Erfahrung in einer interkulturellen und internationalen Umgebung.
21. Sie sprechen fließend Englisch (Pflicht); Zusätzliche Sprachen sind ein Plus.