Die Stelle im Überblick
1. Organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat, insbesondere: Koordination und Management aller Sekretariatsaufgaben für die kaufmännische Centrumsleitung Terminvereinbarungen für die kaufmännische Centrumsleitung Schriftliche und mündliche Korrespondenz für die kaufmännische Centrumsleitung eigenverantwortliches Organisieren und Erstellen von Sitzungsprotokollen Bearbeitung des Posteingangs bzw. –ausgangs Erstellung, Prüfung und Freigabe von Bestellvorgängen im klinikinternen Beschaffungssystem Unterstützung beim operativen Tagesgeschäft nach definierten und abgestimmten Regularien (Prüfung und Freigabe von Rechnungen, Aussonderungsanträgen, Nebentätigkeitsanträgen, Dienstreiseanträgen) Sie unterstützen bei Beschaffungsprozessen und koordinieren die Zusammenarbeit mit Dienstleistern Veranstaltungsplanung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Bewirtung, Koordination von Besuchen Selbstständige Betreuung von Auszubildenden Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Lehrsekretariat der Pädiatrie
2. Die Möglichkeit der eigenverantwortlichen Projekttätigkeit in Bezug auf das dargestellte Aufgabengebiet besteht und ist erwünscht
Danach suchen wir
3. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Ausbildung als Sekretärin / Sekretär bzw. andere verwaltungsbezogene Ausbildung
4. Berufserfahrung in Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungspositionen
5. Beherrschen der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook inkl. MS Teams, PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit SAP
6. Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind wünschenswert
7. Sie überzeugen mit sehr guten Umgangsformen, Ihrem freundlichen Auftreten und einem hohen Bewusstsein für Verantwortung, Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
8. Kommunikationsfähigkeit
9. Sehr gutes kollegiales Verhalten im Team
10. Organisationsfähigkeit
11. Gutes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe, eigenverantwortliches Arbeiten
Das bringt die Charité mit
12. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
13. Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
14. Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
15. Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
16. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
17. Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
18. Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
19. Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie