Projektassistenz Interim Management (w/m/d)
Verantwortungsspielraum & Teamgeist in vielschichtiger Assistenzrolle
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ABOUT
Unser Auftraggeber ist die Nummer 1 als Personalvermittler von Interim Management und löst schwierige Managementaufgaben in Transformationssituationen. 2009 in München gegründet arbeitet ein Team von ca. 90 KollegInnen und 27 Direktoren mit rund 15.000 Interim-Managern zusammen. Das Unternehmen genießt einen exzellenten Ruf am Markt und als Arbeitgeber.
Du willst mit hochkarätigen Experten aus der Wirtschaft zusammenarbeiten, spannende Projekte vorantreiben und eine sich dynamisch entwickelnde Branche mitgestalten? Du bringst dich gern aktiv ein, übernimmst Verantwortung und willst dich stetig weiterentwickeln? Dann könnte das Dein Job sein!
BENEFITS
* Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis sowie abwechslungsreiche Tätigkeiten
* Ein hoch motiviertes Team mit flachen Hierarchien
* Mitarbeiterqualifizierungsmöglichkeiten und Sonderzahlung für Mitarbeiterwerbung
* Regelmäßige Teamevents & Blue Hour: Monatlicher Informationsaustausch zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitern, mit gemeinsamen Mittagessen
* Beste MVV-Anbindung in zentraler Lage Münchens, Mitarbeiterparkplätze oder ein Zuschuss für Fahrtkosten
* Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Unfallversicherung 24/7
* 30 Tage Urlaub p. a., Sonderurlaub bei Umzug, Hochzeit, Todesfall, Faschingsdienstag ½ Tag und Weihnachten und Silvester je 1 Tag
* Hohes Engagement im Zusammenhang mit den Themen CO2-Neutralität & Nachhaltigkeit
* Ergonomische Büroeinrichtung und flexibles Arbeiten im “Office of the future”
* Firmenfahrrad & Kooperation mit Urban Sports Club sowie Osteopathie-Behandlung (vergünstigt) & Zuschuss zur Computerarbeitsplatzbrille und zur Betrieblichen Altersvorsorge oder VL
TASKS
Administrative und organisatorische Aufgaben
* Reiseplanung / Reisekostenabrechnung für das Vertriebsteam
* Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Berichten
* Vor- und Nachbereitung von Meetings
* Unterstützung des Vertriebsteams im Tagesgeschäft
Projektsteuerung
* Unterstützung des Vertriebsteams bei der Abwicklung der Kundenprojekte
* Steuerung und Überwachung des gesamten Projektprozesses, dafür ist es notwendig:
* Ein Verständnis zu gewinnen für die spezifischen Anforderungen und für die Rahmenbedingungen jedes Projekts (Umfang, Zeit, Budget und Risiko)
* Einen Überblick über alle Projektaktivitäten zu haben, um potenzielle Probleme früh-zeitig zu erkennen
* Unterstützung des Vertriebsteams bei der Erstellung des Vertriebscontrollings
* Enge Beziehungen zu allen internen und externen Ansprechpartnern zu knüpfen
* klar und effektiv mit allen Beteiligten kommunizieren
* regelmäßiges Feedback und Updates für alle Projektbeteiligten bereitstellen
* Projektabrechnung: Prüfung der eingehenden Abrechnung der Interim Manager, Klärung von Rückfragen mit der Buchhaltung
Projektverwaltung
* Projektpflege in der Datenbank (von der Anfrage bis zum Mandatsende)
* Pflege von Firmen- und Kundendaten in der Datenbank
* Terminorganisationen im Rahmen des Projektes
* (z. B. Manager-Interview, Manager-Präsentation, Review-Meeting, etc.),
* Betreuung des Managers bis zur Vertragsunterzeichnung und während der Mandatszeit
Vertriebsunterstützung im Neukunden- und Bestandskundengeschäft
* Recherche, Vorbereitung für Termine bei einem Neukunden oder inaktivem Bestandskunden
* Koordination von Referenztelefonaten zur Manager-Pool Qualifizierung und Akquise-Ansatz zur Neukundengewinnung (nach Durchführung des Manager-Interviews durch den Direktor)
* Kundentermin- und Präsentationsvorbereitung
* Vorbereitung und Begleitung von diversen Vertriebsaktivitäten
* Bestandskunden-Management (Unterstützung des Direktors bei der Kontaktpflege)
Veranstaltungsorganisation
* Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (Kunden-, Managerveranstaltungen und interne Veranstaltungen)
* Veranstaltungsbetreuung und -unterstützung vor Ort
PROFILE
* Kaufmännische Ausbildung oder Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
* Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Ausgeprägte Teamfähigkeit und wertschätzendes, prozesskonformes Verhalten
* Hohe Eigenmotivation, Dynamik und Verantwortungsbewusstsein
* Unternehmerisches Denken und eigenverantwortliches Handeln
* Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit Blick über den Tellerrand
* Bereitschaft zur kontinuierlichen persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
* Professionelles, sicheres und vertrauensvolles Auftreten
* Kommunikationsstärke – intern wie extern
* Souveränität im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern auf allen Ebenen (intern & extern)
* Hohes Maß an sozialer, persönlicher und methodischer Kompetenz
* Interesse an wirtschaftlichen Themen, Branchenentwicklungen und Marktgeschehen
* Fähigkeit zur schnellen Auffassung und strukturierten Wissensweitergabe
* Ausgeprägte Vernetzungsfähigkeit und interdisziplinäres Denken
* Identifikation mit einer kooperativen, hilfsbereiten Unternehmenskultur („Das Wir gewinnt“)
GOOD TO KNOW
Für diese Position suchen wir Dich – eine engagierte, zuverlässige und mitdenkende Persönlichkeit, die gerne im Team arbeitet und Verantwortung übernimmt. Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, handelst vorausschauend und findest eigenständig Lösungen. Wenn Du Freude daran hast, Dich aktiv einzubringen, gut zu vernetzen und durch Deine Organisationsstärke und Dein professionelles Auftreten einen echten Beitrag zum Erfolg zu leisten, dann bist Du hier genau richtig. In dieser vielseitigen Rolle kannst Du Deine Fähigkeiten voll entfalten und gemeinsam mit einem großartigen (Assistenz-) Team viel bewegen.