Projektassistenz Contract Management (m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Berlin Startdatum: sofort Referenznummer: 854440/1
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Aufgaben
1. Unterstützung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Archivierung von Standard- und Nicht-Standard-Verträgen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und entsprechenden globalen und lokalen Compliance-Vorschriften
2. Verantwortung für die zeitnahe Koordination der gesamten vertragsbezogenen Logistik zusammen mit dem Projektleiter (Global Marketing / Medical Affairs), mit der Legal & Compliance Funktion sowie mit externen Vertragspartnern
3. Selbstständige Erstellung von Checklisten für Reisebuchungen und jeweilige Einholung der erforderlichen Genehmigungen vom globalen und lokalen Compliance Funktionen
4. Übernahme von Reisebuchungen inklusive direkter Kommunikation mit den HCPs und Travel Board
5. Pflege der Contract Management Datenbank (Stammdaten Vertragspartner, Vertragsdaten)
6. Sicherstellung des EFPIA Reportings durch Bestellanforderungen und/oder Transfer of Values
7. Prüfung aller eingehenden Rechnungen als auch ggf. Klärung mit den Vertragspartnern
8. Weiterleitung an die Rechnungseingangsstelle, sowie Überwachung von Zahlungsausgängen
9. Budgetmanagement auf Basis von SAP Buchungen sowie datenbankbasierendes Reporting an das Management
Profil
10. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
11. Berufserfahrung im Bereich Vertragsmanagement
12. Erfahrungen im Projektmanagement (Koordination, Planung, Ausführung und Steuerung)
13. Sehr gute Kenntnisse der globalen Compliance-Richtlinien sowie EFPIA-Anforderungen
14. Fundierte Kenntnisse mit IT Systemen: CLMS, LPC X, YourDocs, IQVIA Transperency, SAP, Smartbuy, CONCUR
15. Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Drittdienstleistern (Medical Societies, Health Care Organisation, Agenturen) und Meinungsbildnern
16. Anpassungsfähigkeit an ein sich schnell bewegendes und internationales Arbeitsumfeld
17. Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
18. Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
19. Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team