Sie organisieren gerne, behalten den Überblick und möchten mit Ihrer Arbeit in einem sinnstiftenden Umfeld einen echten Beitrag leisten?
Dann verstärken Sie ab sofort unser erfahrenes zweiköpfiges Office-Team in Teilzeit (15-20h/Woche) – direkt im schönen Agnesviertel in Köln. Wir wachsen stetig und suchen daher eine weitere Verwaltungskraft, die unsere Mission teilt: Kindern, Jugendlichen und Familien die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
Ihre Rolle
Als zentrale Schnittstelle im Backoffice sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf unserer Verwaltungsprozesse. Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen stellen Sie sicher, dass unsere Leitungs- und Fachkräfte sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und Familien. Sie bringen Struktur in Prozesse, behalten Fristen im Blick und unterstützen so maßgeblich die Organisation unserer Jugendhilfe-Angebote.
Ihre Aufgaben
* Ansprechperson für interne und externe Anliegen, inkl. Korrespondenz mit Behörden, Partnern und Klient*innen
* Pflege und Verwaltung von Personalakten und Datenbanken
* Erstellung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen für Mitarbeitende
* Verwaltung der Arbeitszeiterfassung über myneva.daarwin
* Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Rechnungsprüfung
* Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Postbearbeitung, Telefonannahme)
* Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (inkl. Räume, Materialien, ggf. Verpflegung)
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder Studium mit Erfahrung in Personalsachbearbeitung und Prozessmanagement
* Sehr gute MS Office Kenntnisse (Excel, Word, Outlook, Teams, Sharepoint)
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit Datenbanken und Prozessmanagement-Tools (z. B. myneva.daarwin, BIC) oder die Bereitschaft, sich zügig einzuarbeiten
* Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
* Eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
Was wir Ihnen bieten
* Ein eigenverantwortlicher Arbeitsplatz in einem vielfältigen und lebendigen Jugendhilfe-Team
* Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien
* Vier BPJ-Betriebsfeiern pro Jahr zur Vernetzung und zum Austausch
* Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club – für vielfältige Sport- und Fitnessangebote
* Jobrad-Programm für Fahrrad- oder E-Bike-Leasing zu attraktiven Konditionen
* 50 % Erstattung der Fahrtkosten oder des Deutschlandtickets
* Betriebliche Altersvorsorge für Ihre Zukunftssicherheit
Ihr Start bei uns könnte schon bald sein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie uns einen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben, in dem Sie uns zeigen, warum Sie die richtige Verstärkung für unser Backoffice sind: bewerbung@bpj.koeln