Kaufmännische assistenz / office manager teilzeit 50% (m/w/d)

Efficient Robotics GmbH
Standort: 70806 Kornwestheim, Raum Stuttgart
Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche
Arbeitsmodell: Präsenz vor Ort erforderlich
Start: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder nach Vereinbarung

Die Efficient Robotics GmbH ist ein innovatives Unternehmen mit Sitz in Kornwestheim bei Stuttgart. Wir entwickeln mikrofluidische Hochdurchsatz-Systeme und arbeiten an anspruchsvollen Lösungen an der Schnittstelle von Forschung, Entwicklung, Technologie und industrieller Anwendung.

Als Unternehmen mit einem jungen, dynamischen und internationalen Team bieten wir ein Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen, viel Gestaltungsspielraum und direkter Nähe zu spannenden technologischen Entwicklungen.

Wir suchen eine strukturierte, zuverlässige und engagierte kaufmännische Assistenz / Office Manager in Teilzeit, 50% (m/w/d), die das Team und insbesondere die Geschäftsführung bei Einkauf, Buchhaltung, Organisation und Personalwesen unterstützt.

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie Geschäftsführung und Kollegen im operativen Tagesgeschäft. Sie sorgen dafür, dass administrative Prozesse zuverlässig, sorgfältig und effizient laufen.

Einkauf & Lieferantenmanagement

Sie unterstützen uns unter anderem bei Aufgaben wie:

• Einholen und Vergleichen von Angeboten sowie Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen
• Kommunikation mit nationalen und internationalen Lieferanten
• Abstimmung von Lieferterminen und Verfügbarkeiten
• Unterstützung bei der Dokumentation von Einkaufsprozessen

Buchhaltung & Finanzen

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Prüfung und Vorbereitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Belegablage und Dokumentenmanagement
• Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberatung und Geschäftsführung (Excel-Kalkulationen)
• Unterstützung bei Zahlungs- und Rechnungsvorgängen

Organisation & Office Management

Sie behalten den Überblick über den Büroalltag und unterstützen das Team bei organisatorischen Aufgaben. Dazu zählen zum Beispiel:

• Allgemeine Büroorganisation inklusive Verwaltung von Post, Ablage und Dokumenten
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft bei Terminen, Meetings und internen Abläufen

Personalwesen & HR-Administration

Auch im Personalwesen übernehmen Sie administrative und koordinierende Aufgaben. Dazu gehören insbesondere:

• Pflege von Personalunterlagen
• Unterstützung bei Recruiting-Prozessen und Koordination von Bewerbungsgesprächen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Pflege von Zeiterfassung, Urlauben und Abwesenheiten
• Allgemeine HR-Administration in Abstimmung mit der Geschäftsführung

Ihr Profil

Sie passen gut zu uns, wenn Sie gerne im Team arbeiten, Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, in einem dynamischen Unternehmen vielseitige Aufgaben zu übernehmen.

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Einkauf, Buchhaltung und HR-Administration
• Sehr sorgfältige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, Dinge eigenständig voranzubringen
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind sehr von Vorteil, da wir in einem internationalen Umfeld arbeiten
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hands-on-Mentalität und Freude an einem breiten Aufgabenfeld
• Bereitschaft zur regelmäßigen Präsenz vor Ort in Kornwestheim

Was wir bieten

• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche, idealerweise 5 × 4 Stunden vormittags; genaue Arbeitszeiten flexibel nach Absprache
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein junges, dynamisches und internationales Team
• Kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation
• Ein innovatives Unternehmen aus Forschung und Entwicklung
• Vielseitige Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Ein modernes technologisches Umfeld mit spannenden Produkten
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem gut finanzierten Unternehmen

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