Jobbeschreibung
Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Soziales und Gesundheit - Gesundheitsamt sucht ab sofort, befristet (Krankheitsvertretung), eine:n Tarifbeschäftigte:n für die Mitarbeit im Geschäftszimmer des Kinder- und Jugendpsychiatrischen Dienstes (KJPD) im Gesundheitsamt Pankow, Kennziffer: 039-4100-2025.
Geplanter Einsatzort: Gesundheitsamt - Grunowstraße 8-11, 13817 Berlin
Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:
Schreibtechnische- und Verwaltungsaufgaben:
* erledigt sämtliche Schreib- und Verwaltungsaufgaben (sonstige Anschreiben, Briefe, Einladungen, Informationen) im Auftrag der Dienstkräfte im Fachbereich KJPD, mit exaktem Schreiben von Fachtexten unter Verwendung von Fachbegriffen und Korrektur lesen
* verfasst den Schriftwechsel mit anderen Institutionen, Behörden, Ämtern im Auftrag und handelt eigenverantwortlich im Rahmen der genannten Aufgaben im multiprofessionellen Team
* nimmt Telefonate an, dokumentiert die Anliegen/Anfragen und leitet entsprechend der Zuständigkeit weiter
* bearbeitet verantwortungsbewusst die Postein- und Postausgänge, prüft eigenständig Fristen (insbesondere bei ärztlichen Gutachten), Vertraulichkeit u. Zuständigkeiten mit entsprechender Versendung von Irrläufern)
* ordnet Dokumente den jeweiligen Akten zu, führt diese gemäß Vorschriften und Fristenregelungen und archiviert zu gegebener Zeit
* führt handschriftlich und digital Protokolle, z.B. bei dienstinternen Besprechungen
* erstellt dienstinterne Statistiken und Tabellen
* ist verantwortlich für alle Umläufe und deren termingerechte Weitergabe
* gewährleistet, dass Dienstfahrausweise zur Verfügung stehen und erledigt die Abrechnung gegenüber dem Internen Service
* erledigt Kopieraufträge
* führt und aktualisiert den Aktenplan
* erstellt und pflegt (aktualisiert) Urlaubs- und Dienstpläne in Kooperation mit der FB-Leitung
* nimmt an Arbeitsgemeinschaften teil und organisiert Klausurtagungen, Teamsupervisionen und Dienstbesprechungen mit
* überarbeitet Formulare und stellt diese für alle Dienstkräfte im KJPD zur Verfügung
* bestellt und verwaltet Büromaterialien, Auslage- und Verbrauchsmaterialen des KJPD
* ist Gelderheber:in und prüft eingehende Rechnungen mit rechnerischer Zeichnungsbefugnis gemäß Nr. 8.2 AV zu § 70 LHO
* leitet Verwaltungspraktikanten und –auszubildende an, wenn es die Gesamtpersonalsituation zulässt
Klientenbezogene Tätigkeiten:
* Erstkontakt mit Beratung der Klient:Innen/Bezugspersonen bei deren Anmeldung (tel./ pers.) mit Gesprächsprotokoll
* Telefonische, persönliche Beratung und Vermittlung, mit eigenständiger Einschätzung der Situation, Brisanz und Prioritätensetzung, insbesondere in Krisensituationen mit entsprechenden Folgehandlungen wie z.B. Weiterleitung an die/den zuständige:n Fachärztin/-Facharzt, Sozialarbeiter:in oder an andere Institutionen mit entsprechender Auskunftserteilung
* trifft telefonisch, schriftlich und persönlich Terminabsprachen mit Klient:Innen, Institutionen und Helfersystemen
* organisiert Fachgespräche und Hilfekonferenzen mit anderen Institutionen
* formuliert eigenständig Schriftstücke/Anschreiben für Bürger:innen, Organisationen und anderen Einrichtungen zur Vervollständigung von Daten- und Sachlagen
* prüft Zuständigkeiten, klärt vergangene ärztliche und therapeutische Untersuchungen, Behandlungen und Maßnahmen ab, fordert Vorbefunde ab und holt Schweigepflichtentbindungen ein
* legt neue Klientenakten mit den erforderlichen Formularen an
* nimmt eigenständig entstehende Wartesituationen wahr und geht situationsbezogen auf diese ein, z.B. spielerisches Eingehen auf wartende Kinder
* plant und organisiert Dolmetschereinsätze
* erfasst und pflegt die statistischen Klientendaten in der Fachsoftware KiPsi unter datenschutzrechtlichen Bestimmungen, inklusive fristgerechter Löschung von Datensätzen
* nimmt an den Treffen der Anwendergemeinschaft KiPsi teil und ist Ansprechpartner:in im Rahmen der Anwendungssystembetreuung, für alle IT-Nutzer:Innen im KJPD
* erledigt Zuarbeiten zu monatlichen und jährlichen Statistiken für die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Voraussetzungen
Sie haben...
eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, in einem anerkannten Ausbildungsberuf der Verwaltung bzw. Bürowirtschaft, nach dem Berufsbildungsgesetz, mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren und entsprechender Tätigkeit
* bevorzugt: Abschluss als Verwaltungsfachangestellte:r bzw.
* Abschluss des Verwaltungslehrganges I an der VAK Berlin
sowie
* Kenntnisse der Organisationsstruktur und der Arbeitsweise im Gesundheitsamt, insbesondere für den KJPDGesundheitsdienstgesetz (GDG) und Gesundheitsdienstzuständigkeitsverordnung (GDZustVO),
* Sozialgesetzbuch VIII - Kinder- und Jugendhilfe
* Sozialgesetzbuch XII – Sozialhilfe
Kenntnis und Anwendung der Fachsoftware KiPsi IT-Kenntnisse (Word, Excel, GroupWise, Intranet, Internet)
* Kenntnis über den Aufbau und die Zuständigkeiten in der Berliner Verwaltung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen Allgemeines Zuständigkeitsgesetz (AZG)
* Berliner Datenschutzgesetz § 3 ff. (BlnDSG)
* Strafgesetzbuch § 203 (StGB)
* Verletzung von Privatgeheimnissen (Wahrung der Verschwiegenheit)
* Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung, Allgemeiner Teil (GGO I)
Grundkenntnisse in der Gesprächsführung
Grundkenntnisse zu Krankheitsbildern bezüglich des zu betreuenden Klientel im Kinder- und Jugendpsychiatrischen Dienst
Sie können...
aufgeschlossen, können auf Menschen verschiedenster Herkunft und jeglichen Alters zugehen und sich in der Kommunikation entsprechend anpassen, haben Freude an der Arbeit im Team und der zielgerichteten, selbständigen Erfüllung Ihrer Aufgaben
Weitere Einzelheiten können dem Anforderungsprofil entnommen werden, welches Sie unter "weitere Informationen" finden.
Wir bieten Ihnen
* ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
* die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
* aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
* eine kostenlose externe Sozialberatung
* ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
* eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
* eine Bezahlung nach geltendem ( Link zum TV-L ) Tarifvertrag
* 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
* Jahressonderzahlung