Ihre Aufgaben
1. Unterstützung der Geschäftsleitung: Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsleitung und der Fachabteilungen.
2. Bearbeitung von Eingangsrechnungen: Prüfung, Kontierung und Erfassung von Eingangsrechnungen in unserem Buchhaltungssystem.
3. Erstellen von Angeboten: Erstellung von vorbereitetet Angeboten an den Kunden.
4. Erstellen von Lieferdokumentation: Erstellen von Lieferscheinen, Kommunikation zu Speditionen.
5. Telefonzentrale und Empfang: Betreuung der Telefonzentrale, Annahme und Weiterleitung von Anrufen sowie Empfang von Besuchern.
6. Post- und Emailbearbeitung: Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie der internen Dokumentenverteilung.
Ihr Anforderungsprofil
7. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
8. Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmen.
9. Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion.
10. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
11. Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
12. Grundkenntnisse in der Buchhaltung und Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (z. B. PENTA, SAGE) sind von Vorteil.
13. Gutes Verständnis für kaufmännische Prozesse und Abläufe
14. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse und/ oder Französischkenntnisse sind von Vorteil.
15. Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise.
16. Flexibilität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.