Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)03.07.2025 Stadt Villingen-Schwenningen Villingen-Schwenningen
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Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
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Villingen-Schwenningen
Informationen zur Anzeige:
Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Villingen-Schwenningen
Aktualität: 03.07.2025
Anzeigeninhalt:
03.07.2025, Stadt Villingen-Schwenningen
Villingen-Schwenningen
Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Aufgaben:
Eigenständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie der Funktionspostfächer Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle Koordination des Schriftverkehrs inkl. Erstellung von Entwürfen z.B. für Bürgeranfragen Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgerinnen und Bürgern Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen) Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen) Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen Anleitung von Auszubildenden
Qualifikationen:
Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office, enaio, Monday.com) Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit Serviceorientiertes und freundliches Auftreten - auch in hektischen Situationen Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise
Berufsfeld
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