Ihre Aufgaben:
* Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung aller Sekretariatsaufgaben inklusive Terminplanung und -überwachung für die Abteilungsleitung
* Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Koordination interner Abläufe
* Erstellung, Gestaltung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen – auch für die Vorstandsebene
* Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache inklusive E-Mail-Management
* Steuerung und Abstimmung mit internen und externen Dienstleistern
* Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung von Bestellanforderungen und Nachverfolgung in SAP
* Übernahme von eigenen Projekten wie z.B. Unterstützung der Veranstaltungsreihe Lunch & Learn und Unterstützung bei den Formaten der internen Kommunikation (Back Office bei Town Halls, Redaktion)
* Erstellung von Grafiken und Bearbeitung von Inhalten im Content-Management-System Sitecore
* Eigenständige Informationsrecherche sowie administrative und konzeptionelle Unterstützung strategischer Projekte
* Enge Zusammenarbeit mit Vorstandssekretariaten und im konzernweiten Assistenz-Pool der Unternehmenskommunikation
Ihre Qualifikationen:
* Fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Projektverantwortung
* Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksweise und sichere Grammatikkenntnisse
* Strukturierte und strategische Denkweise sowie Organisationsstärke
* Hohe Kundenorientierung, Belastbarkeit und Flexibilität
* Eigenverantwortliches und motiviertes Arbeiten im Team
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP, idealerweise Erfahrung mit Tools wie BeA, Gingco, Epos, Prisma, Cytric, IT-Service
* Offenheit für neue digitale Tools und Medien
Ihre Vorteile:
* Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
* Angenehmes Arbeitsklima
* Hays ermöglicht den Einstieg bei innovativen Unternehmen