Your tasks Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, flexible Team Assistenz & Office Manager (m/w/d). Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen? - Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Event s Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit Schwerpunkt: Clinical Development, Medical Affairs Unterstützung bei der Reiseorganisation Erfassung von Bestellanforderung in Business Central Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge Verwaltung der Leasingwagen Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter Your profile Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen Ein hohes Maß an Flexibilität Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten Why us? Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche) 30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebl. AV Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44 PAION contact details Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail an recruiting@paion.com. Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-mail an hr@paion.com About us PAION Pharma GmbH, headquartered in Aachen, Germany, is a specialty pharmaceutical company in the field of anaesthesia and critical care specialising in innovative pharmaceuticals for use in outpatient clinics and hospitals. PAION Pharma GmbH is part of the Humanwelll Healthcare Group. www.paionpharma.com