Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Willkommen bei der Black Forest Medical Group Du hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an? Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unser Team unterstützt. Bei uns erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit. Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) DEINE AUFGABEN Begrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für Gäste Koordination von Meetingräumen inkl. Bewirtung Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten Bearbeitung eingehender E-Mails (allgemeines Firmenpostfach) Organisation und Verteilung der Eingangspost / Ausgangspost Verantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure) Unterstützung bei internen Events Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails) Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung) Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung: Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Kalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von Terminen Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, Reisekostenabrechnung Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz derGeschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten) E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von Anfragen Schnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinieren Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten Potenzial- / Entwicklungsaufgaben: Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote) Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden DEIN PROFIL Freundliches, serviceorientiertes Auftreten Organisationstalent und Zuverlässigkeit Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss DAS BIETEN WIR Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung Ein kollegiales und wertschätzendes Umfeld Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten Sport- und Yoga-Möglichkeiten Interessiert? Dann bewirb Dich jetzt bei uns für den Job in Freiburg, mit Angaben des frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf Dich! Wir bieten Kopfhalterungs- und Retraktorlösungen, welche Neurochirurgen und ihren Teams helfen, Operationen sicher und effizient durchzuführen. Als erfolgreiches, global agierendes und professionell geführtes Familienunternehmen in der Medizintechnik leisten wir an unserem Standort in Freiburg einen wichtigen Beitrag. Es erwartet Dich eine flache Hierarchie mit kurzen Entscheidungswegen. Als Mitglied des Black Forest Medical Teams bearbeitest Du spannende Aufgaben, denen Du Dich zusammen mit netten und engagierten KollegInnen in einer interessanten, zukunftsorientierten Branche stellst. Große Gestaltungsspielräume und konsequentes, nachhaltiges Handeln ermöglichen es uns, täglich das Beste für die Gesundheit der Menschen weltweit zu geben. KONTAKT Black Forest Medical Group Frau Fabienne Gallinger Bötzinger Straße 86 79111 Freiburg f.gallinger@blackforestmedical.com 49 761 384 222 40 Dein Arbeitgeber ist die pro med instruments GmbH. Wir bitten von Kontaktaufnahmen durch Personalvermittler abzusehen. Wir berücksichtigen nur direkte Bewerbungen.