DAS SIND IHRE AUFGABEN:
* Sekretariatsführung: Allgemeine Büroorganisation, Postbearbeitung und Ablagesystem
* Terminmanagement: Koordination von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen des Dekanats
* Kommunikation: Telefonservice, E-Mail-Korrespondenz, Empfang und Bewirtung von Gästen
* Sitzungsorganisation: Vorbereitung und Nachbereitung von Fakultätsrats- und Fakultätsvorstandssitzungen
* Dokumentenverwaltung: Erstellung, Bearbeitung und Versendung von Schreiben, Protokollen und offiziellen Dokumenten
* Veranstaltungsunterstützung: Mitorganisation von Fakultätsveranstaltungen und Retreats
* Abwesenheits- und Urlaubsmanagement: Koordination der Vertretungsregelungen und Übersicht über Abwesenheiten
* Datenbank- und Archivpflege: Führung von Adressdateien und Dokumentenarchiven
* Reise- und Kostenabrechnung: Unterstützung bei Dienstreiseanträgen und -abrechnungen sowie sonstigen Kostenabrechnungen
* Schnittstelle: Zusammenarbeit mit dem Rektorat der OVGU, dem Klinikum, der Medizinischen Fakultät der Universität Halle, den zuständigen Ministerien, Verbänden, externen Partnern, Referaten und Geschäftsbereichen
* Projektunterstützung und Recherche: Zuarbeit bei Projekten des Dekanats
DAS BRINGEN SIE MIT:
Wir suchen eine engagierte, zuverlässige und eigenständige Persönlichkeit (m/w/d), die:
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mitbringt
* Über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse verfügt
* Sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen ist
* Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise besitzt
* Interesse an der Mitgestaltung von digitalen Arbeitsprozessen mitbringt
* Kommunikationsstark und serviceorientiert ist
* Teamfähig ist und das bestehende Team bereichert
* Sich für vielfältige Aufgaben in einem universitären Umfeld begeistert
* Flexibilität und Belastbarkeit mitbringt
* Idealerweise bereits Erfahrungen im Hochschulbereich gesammelt hat
DAS BIETEN WIR:
* Einen spannenden Arbeitsplatz in einem Klinikum der Maximalversorgung, Forschung und Lehre
* Ein kollegiales und unterstützendes Team
* Eine interessante und facettenreiche Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
* Möglichkeit der beruflichen Weiterentwicklung im Dekanat
* Betriebliche Altersvorsorge
* Freuen Sie sich auf interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
* Schonen Sie die Umwelt und nutzen Sie Bus und Bahn vergünstigt mit einem Jobticket
* Außerdem verfügen wir über ein vielfältiges Sport- und Entspannungsangebot im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
* Onboarding: Freuen Sie sich zu Beginn Ihrer Tätigkeit auf unsere Einführungsveranstaltung, in der Sie viele wichtige Informationen und Schulungen erhalten
Vergütung: Auf Sie wartet eine leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder.
Besetzung: Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit und befristet für 1 Jahr zu besetzen.
Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Dr. Anne Gieseler unter der Nummer 0391-67-15754 zur Verfügung.
KONTAKT: Wir freuen uns bis zum 18.09.2025 (Bewerbungsschluss) auf Ihre Bewerbung. Bevorzugt bitte online über unser oder per E-Mail und in einer zusammenhängenden PDF-Datei an:
bewerbung@med.ovgu.de (Betreff: 439-2025)
Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg
Medizinische Fakultät
Geschäftsbereich Personal - Recruiting
Leipziger Str. 44, 39120 Magdeburg
Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen (m/w/d) werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen im wissenschaftlichen Bereich an und bittet daher Wissenschaftlerinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung.