Job description
Sie sind motiviert und engagiert mit hervorragenden Organisations- und Kommunikations-fähigkeiten für einen reibungslosen administrativen Ablauf im Studiendekanat bzw. Fakultätsprüfungsamt.
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere die Unterstützung des Services für Studierende unserer KIT-Fakultät, d.h. die Erledigung von Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre, insbesondere die Organisation des Fakultätsprüfungsamts innerhalb der Geschäftsstelle (Studiendekanat), die institutsübergreifende Zuständigkeit und Organisation aller studienrelevanten Belange (Prüfungsausschuss, Zulassungskommissionen, Studienkommission, Koordination und Zeitplanung von Abschlussarbeiten etc.), die elektronische Verwaltung des Studienangebots sowie die Erstberatung von Studierenden.
Ein weiteres Aufgabengebiet ist die Organisation und Erledigung interner und externer Kommunikation (u.a. Zuarbeit zu Berichten) und sonstige typische Assistenzaufgaben sowie die organisatorische und verwaltungstechnische Abwicklung von Fakultätsveranstaltungen (u.a. Absolvent:innenfeiern, Preisverleihungen o.ä.). sowie die Unterstützung der Geschäftsführung und Studiengangskoordinatorin bei der Umsetzung von Studiengangsreformen und Einführung neuer Studiengänge.
Starting date
1. Januar 2026
Personal qualification
1. Sie verfügen über eine einschlägige Ausbildung etwa als Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d), bzw. Kauffmann-/frau (w/m/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
2. Profunde und sichere EDV- und MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Campus-Management-System u.a.) sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch.
3. Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent, Teamfähigkeit und Kontaktfreudigkeit u.a. im Umgang mit Hochschulprofessor:innen, akademischen Mitarbeiter:innen und Studierenden sowie den zentralen Dienstleistungseinheiten des KIT setzen wir voraus.
4. Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbstständige, planvolle Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und eine hohe Zuverlässigkeit aus.
5. Sie sind in der Lage, digitale Kommunikationswerkzeuge anzuwenden.
6. Ein sensibler, verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.
7. Wenn Sie zudem ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!