Your mission
Als Business Operations Coordinator DACH spielen Sie eine entscheidende Rolle in der Abteilung Business Operations, indem Sie ein administratives Center of Excellence mitaufbauen und Teil eines effektiven und modernen Assistenzpools sind, welches die verschiedenen Stakeholder proaktiv betreut. Sie haben die einmalige Chance, den zukünftigen Assistenzpool der DACH Organisation zukunftsfähig mitzugestalten sowie Ihre dynamische Arbeitsweise in einer Schlüsselfunktion einzubringen!
Das erwartet Sie
Ihre Verantwortung umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:
1. Administrative Unterstützung bei Systemen und User Access Management sowie Durchführung von Systemschulungen
2. Pflege von Kundenstammdaten und Unterstützung beim Datenmanagement
3. Unterstützung des Onboarding/Offboarding Programms von Mitarbeitenden in enger Zusammenarbeit mit den HR Teams
4. Verantwortlich für den Einkaufsprozess einschliesslich Purchase Requests, Purchase Orders und Rechnungsstellung
5. Kongressmanagement von regionalen und nationalen Kongressen einschliesslich allen End-to-End-Aktivitäten und zentrale Anlaufstelle für die Kongresspartner sein (Aktivitäten wie Organisation von Standbauern, Registrierungs- und Reservierungsmanagement, Follow-up und Messung der Kongresse), in enger Zusammenarbeit mit den Marketing-Teams
6. Verantwortung für kleinere Kongresse und internen Veranstaltungen
7. Verwaltung eigener Projekte, Prozesse und administrativer Tätigkeiten
8. Lösen von sehr anspruchsvollen Prozesstechnischen Fragestellungen
Who you are ?
Was bringen Sie für die Rolle mit?
Ihre Hauptanforderungen
9. Motivation und Neugier, einen neu geschaffenen Assistenzpool proaktiv mitzugestalten und unternehmerisch zu Denken sowie einen grossen Beitrag zur zukünftigen DACH Organisation zu leisten
10. Stilsichere Deutschkenntnisse, Englisch und Französisch wünschenswert
11. Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
12. Ausgeprägtes Kommunikationstalent und mehrjährige Erfahrung in einer Business Partner Funktion
13. Flexibilität, um zweimal im Monat zu unserem Büro in der Schweiz (Basel) zu reisen
14. Arbeitet gerne cross-funktional mit anderen Teams zusammen
15. Proaktiv, offen und selbstständig mit einer effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise
16. Hohes Dienstleistungs- und Qualitätsbewusstsein sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten und der Vielschichtigkeit der Aufgaben
Unser Angebot:
• Attraktiver und sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsweisenden Pharmaunternehmen auf Basis der Pierre Fabre Stiftung
• Ein dynamisches Team in welchem Vertrauen, Freude an der Arbeit und Kollegialität eine große Rolle spielen
• Kontinuierliche Förderung durch gezielte Coaching- und Trainingsmaßnahmen
• Ein attraktives Angebot an Zusatzleistungen (wie z.B. Teamevents, Jobrad, Altersvorsorge, Jobticket etc.)
• Hochwertige Arbeitsausstattung mit höhenverstellbaren Tischen im Open Space Büro
• 2 Tage mobiles Arbeiten/Woche
• Eine offene, kollegiale Unternehmenskultur, in der Engagement und Eigeninitiative gelebt werden
• Eine positive Fehlerkultur – wir profitieren gemeinsam von unseren Lerneffekten