Wir suchen zum 01.10.2025 in Vollzeitbeschäftigung einen
Office Manager (m/w/d)
für unsere Klinik für Hämatologie, Onkologie und Palliativmedizin einen
Wir überzeugen Sie mit:
1. einem lebendigen, vielseitigen Team verschiedener Berufsgruppen mit hoher Motivation zu patientenorientierter Leistung und Gemeinschaft
2. einer Vergütung nach TVöD-K (Entgeltgruppe 9a) sowie betrieblicher Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
3. einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis
4. einem Firmenticket mit Arbeitgeberzuschuss oder Sachgutscheinen
Weitere Informationen finden Sie hier:
Deshalb passen Sie zu uns:
5. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im medizinischen Bereich z. B. als Medizinischer Fachangestellter (m/w/d), als medizinischer Sekretär (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
6. Sie haben mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder Sekretariatsarbeit, vorzugsweise im medizinischen Umfeld
7. eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise gehören. zu Ihren Stärken
8. Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und der gängigen Krankenhausinformationssysteme
9. ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gehören. zu Ihren Stärken
10. Sie sind kommunikationsstark und haben ein professionelles Auftreten gegenüber Ärzten*innen, Patienten*innen und Kollegen*innen
11. Sie haben die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
12. Sie haben sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für Korrespondenz in fließender englischer Sprache
13. Sie haben idealerweise Grundkenntnisse im Bereich Hämatologie und Onkologie
14. Sie sind sensibel für die Bedeutung der eigenen Rolle in der Repräsentation sowie für das Patienten*innenerleben und für den Ruf der Abteilung
Sie verstärken uns hier:
15. Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen
16. Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen
17. Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen
18. Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit
19. Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern
20. Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen
21. Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik
22. Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement
23. Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken
24. Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung
25. Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger)
26. Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik
27. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin
28. Berichtslinie: Direkte Berichtslinie an die Chefärztin der Klinik für Hämatologie und Onkologie
Für eine erste Kontaktaufnahme steht Ihnen Frau Prof. Karin Jordan, Tel. 0331.241 - 36002 oder Frau Förster, Tel. 0331.241 - 36067, E-Mail zur Verfügung.