Die Havelland Express Frischdienst GmbH ist ein erfolgreiches mittelständisches Unternehmen, das die gehobene Hotellerie und Gastronomie mit Lebensmitteln beliefert. Als Vollsortimenter bieten wir unseren Kunden eine große Auswahl an frischen und tiefgekühlten Produkten. Von unserem Geschäftssitz in Berlin Tempelhof aus beliefern wir unsere Kunden in ganz Deutschland, Polen, Tschechien und im Baltikum.
Als Verwaltungsassistent:in der Geschäftsleitung unterstützen Sie die Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören die Terminkoordination, Vorbereitung von Meetings und Konferenzen sowie die Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz. Des Weiteren kümmern Sie sich um die Erstellung und Aufbereitung von Berichten und Präsentationen. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Dokumenten und die Pflege von Datenbanken. Diese Vollzeitstelle ist vor Ort und befindet sich in Berlin, Deutschland.
Qualifikationen
* Büroorganisation : Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büro und in den Räumlichkeiten, inklusive der Organisation von Büromaterialien, Raumausstattung, Getränkeservice, Postverwaltung und allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
* Vorbereitung von Meetings : Organisation und Koordination von Besprechungen, einschließlich Raumreservierungen, Vorbereitung von Unterlagen, Verköstigung und Protokollführung.
* Terminplanung für die Geschäftsführung : Effiziente Koordination von Terminen
* Buchungsmanagement für Mitarbeiter und Geschäftsführung: Organisation von Geschäftsreisen, Hotels, Flügen, Unterkünften, Messeteilnahmen und anderen Veranstaltungen, inklusive Reisekostenabrechnung.
* Kommunikation : Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Beantwortung von E-Mails und Anfragen, sowie Organisation von Kundeneinladungen, Kundenweihnachtskarten, Geburtstagkarten für Mitarbeiter, Mitarbeiterevents.
* Empfang und Gästebetreuung: Begrüßung von Gästen und Besuchern, Organisation von Bewirtung und Sicherstellung einer professionellen Betreuung.
* Präsentationen : Vorbereitung von Präsentationen für Meetings und Schulungen
* Allgemeine Assistenzaufgaben: Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten, Berichterstellung und weiteren Aufgaben im Tagesgeschäft.
* Zusätzlich sind Problemlösungsfähigkeiten, Flexibilität und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, von Vorteil. Ein abgeschlossener kaufmännischer Ausbildungsberuf oder eine vergleichbare Qualifikation wird erwartet.