Raummanagement und Fachbereichsservice – Fachbereich Mathematik
EinrichtungFakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Mathematik)
Wertigkeit
Arbeitsbeginnschnellstmöglich, unbefristet
Bewerbungsschluss08.10.2025
Arbeitsumfangteilzeitgeeignete Vollzeitstelle
Aufgabengebiet
Im Team der Fachbereichsverwaltung unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen und die Leitung des Fachbereichs Mathematik.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
1. Ressourcenmanagement Personal/Stellen: Personalvorgänge an der Schnittstelle zwischen den Vorgesetzten und der Personalabteilung vorbereiten und erfassen im Team der Fachbereichsverwaltung Personal- und Stellendaten auswerten und Qualität sichern Krankheits- und Urlaubsverwaltung für das nicht-wissenschaftliche Personal einschließlich Jahresmeldungen Mitarbeiter:innen über Urlaubsansprüche und deren Verfall informieren
2. Ressourcenmanagement Budget/Finanzen, v. a. Routine-Auswertungen und Berichte, Bewirtschaftung und administrative Überwachung (Einhaltung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen und Vorgaben) des Mittelababflusses in besonderen Einzelfällen besoldete und unbesoldete Lehraufträge unter Berücksichtigung der Lehrbeauftragten-Verordnung bearbeiten Bestell- und Beschaffungsvorgänge (SAP-SRM/MM) und Auslagenerstattungen unterstützen und bearbeiten
3. Raummanagement: in Kooperation mit dem/der Raumbeauftragten, den Assistenz-Teams und der IT die Räume und einzelnen Arbeitsplätze zuordnen und vorbereiten lassen On- und Offboarding unterstützen bezogen auf Räume und Schließberechtigungen Bedarfsermittlung und Umsetzung Herrichtungsmaßnahmen und Möblierung in Berufungsverfahren unterstützen Raumbeauftragten und Baubeauftragten bei Nutzungsänderungen, Umzugsvorbereitungen etc. zuarbeiten Tabellen und Datenbanken zum Raum- und Flächenmanagement pflegen Möblierungs- und Mängeltickets nachverfolgen
4. Fachbereichsassistenzstelle vertreten bei Erasmus-Administration (incoming and outgoing students) und allgemeinen Assistenzaufgaben ausgewählter wissenschaftlicher Arbeitsgruppen (zurzeit Mathematische Logik und Geometrie)
5. Service/Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten: Homepage- und Blogeinträge die Vorgesetzten und den/die Sicherheitsbeauftragten bei Arbeitssicherheitsangelegenheiten unterstützen
Einstellungsvoraussetzung
6. abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf
oder
7. gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen
Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.
Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten
8. gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (möglichst Level C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens bei Dienstantritt)
9. Erfahrungen mit Büro- und Verwaltungsabläufen, möglichst im wissenschaftlichen Bereich
10. sehr gute Kenntnisse von Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Website Content Management (z. B. Fiona)
11. Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-Tools und in der Tabellenpflege
12. Kenntnisse von kaufmännischer Buchführung und Haushaltsrecht
13. gute Anwendungskenntnisse in SAP oder vergleichbarer Software
14. ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten
15. Teamfähigkeit
16. Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
17. sicheres und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende
18. Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und Tools einzuarbeiten
Wir bieten Ihnen
19. Sichere Vergütung nach Tarif
20. Weiterbildungsmöglichkeiten
21. Betriebliche Altersvorsorge
22. Attraktive Lage
23. Flexible Arbeitszeiten
24. Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
25. Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
26. Beschäftigten-Laptop
27. Mobiles Arbeiten
28. Bildungsurlaub
29. 30 Tage Urlaub/Jahr
Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.
Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.