Ralph Appelbaum Associates, Berlin - Commercial Director / Kaufmännische*r Direktor*in
Stellenbeschreibung
Ralph Appelbaum Associates sucht eine/n kaufmännische/n Direktor/in in Vollzeit für unser preisgekröntes Designstudio in Berlin, das in den letzten zehn Jahren mit Museumskundinnen in ganz Europa zusammengearbeitet hat.
Die kaufmännische Leitung ist für die Überwachung aller finanziellen und vertraglichen Aspekte des Berliner Studiobetriebs verantwortlich. In enger Zusammenarbeit mit dem Leiter des Berliner Studios, der Leiterin für Projektmanagement und Operations für London und Berlin sowie dem RAAI-Führungsteam treibt sie/er das Wachstum voran und stellt sicher, dass die kreative Exzellenz des Büros durch kommerziellen Erfolg untermauert wird. Die kaufmännische Leitung fungiert als finanzielle und administrative Leitung für spezifische Projekte und stellt sicher, dass alle kommerziellen Aspekte – von Verträgen über die Beschaffung bis hin zur Abrechnung – effektiv verwaltet werden und mit den Gesamtzielen des Projekts übereinstimmen.
Der Hauptfokus dieser Rolle liegt auf der Überwachung und Berichterstattung des Gesamtstatus laufender und sich anbahnender Projekte, um sicherzustellen, dass Budgetziele erreicht, Einnahmen maximiert und Fixkosten minimiert werden. Darüber hinaus überwacht diese Rolle alle kommerziellen und finanziellen Belange von RAA Berlin und vertritt RAA Berlin in Finanz- und Vertragsverhandlungen. Die kaufmännische Leitung berät die Projektleitung (in Berlin, London und New York) hinsichtlich Arbeitsumfang, Programmplanung, Ressourcen, Honorarplanung und der Beauftragung von Subunternehmern und Beratern.
Die gesuchte Person ist hochmotiviert bei der Lösung von Problemen aller Art und hat nachweisliche Erfahrungen in der erfolgreichen Durchführung von Projekten besonders im Hinblick auf deren kommerziellen Aspekte. Die Projekte sollten vorzugsweise in Museen, anderen kulturellen Institutionen oder Markenwelten umgesetzt worden sein und überwiegend in Deutschland liegen. Der/Die Bewerber/in sollte die Projekte von der Konzeption bis zur Fertigstellung betreut haben. Die Position umfasst die Zusammenarbeit mit unseren Projektmanagement-Mitarbeiter/n/innen, um sicherzustellen, dass jedes Projekt termingerecht, im Rahmen des Budgets und nach höchsten Standards abgeschlossen wird.
Aufgaben:
* Beaufsichtigt alle kaufmännischen Aspekte der zugewiesenen Projekte, einschließlich Budgetierung, Beschaffung und Abrechnung.
* Erstellt und verwaltet Projektkostenschätzungen und Finanzdokumente.
* Bearbeitet Kunden- und Lieferantenverträge, Bestellungen und Änderungsaufträge.
* Überwacht den Projekt-Cashflow und veranlasst die Rechnungsstellung basierend auf den Projektmeilensteinen.
* Arbeitet mit Kundinnen und Lieferanten in finanziellen und vertraglichen Angelegenheiten zusammen.
* Stellt die Einhaltung rechtlicher, steuerlicher und interner Richtlinien sicher.
* Enge Zusammenarbeit mit Projektmanager/n/innen und der Finanz-/Buchhaltungsabteilung.
* Unterstützt die Finanzberichterstattung und Leistungsverfolgung von Projekten.
* Überwacht die Erfüllung großer und komplexer Designaufträge, einschließlich schlüsselfertiger Projekte.
* Liefert Input für Studio-Umsatzprognosen und Personalressourcenübersichten.
* In enger Zusammenarbeit mit dem RAA-Finanzteam berichtet sie/er über die finanzielle Entwicklung von RAA Berlin und den Gesamtstatus laufender und sich anbahnender Projekte, um sicherzustellen, dass Budgetziele und Projektgewinnmargen erreicht, Umsätze maximiert und Fixkosten minimiert werden.
* Leitet und kontrolliert die Arbeit und Ressourcen von RAA Berlin und stellt sicher, dass die Mitarbeiter/innen mit optimaler Effizienz und ausgewogener Arbeitsbelastung arbeiten.
* Betreut und verwaltet die Ressourcenzuweisungen für Projekte, Pitches und spekulative Arbeiten in Deltek Vantage Point.
* Vergleicht die tatsächlich gearbeitete mit der ursprünglich geplanten Zeit, genehmigt Arbeitsberichte und überarbeitet die Ressourcenzuweisungen in Deltek VantagePoint nach Bedarf, um die Genauigkeit der geplanten Arbeitsbelastung zu gewährleisten.
* Arbeitet mit der Direktorin für Projektmanagement und Operations für London und Berlin zusammen, um Ressourcenkapazitäten, Engpässe und Bedarfe für kurzfristige oder unbefristete Einstellungen zu ermitteln.
* In Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter/n/innen des Projektmanagements wird diese Position:
* Bei der Erstellung und Überwachung des RAA-Vertrags, der Arbeits- und Personalpläne sowie der Honorare für mehrere Projekte mitwirken;
* Verträge mit Subplanern und Freiberuflern abschließen und verwalten;
* Den Projektfortschritt überwachen und sicherstellen, dass die Meilensteinleistungen den vertraglichen Anforderungen entsprechen;
* Arbeiten außerhalb des Leistungsumfangs identifizieren und mit Kundinnen und/oder Kundinnenvertreter/innen bei der Erstellung zusätzlicher vertraglicher Nachtragsleistungen zusammenarbeiten.
* an wichtigen Kundenpräsentationen teilnehmen;
* den Projektstatus an Kundinnen, Stakeholder und andere wichtige Projektbeteiligte kommunizieren
* Einen Überblick über die Rollen und Aufgaben aller Disziplinen haben, um dafür zu sorgen, dass das Arbeitsvolumen im Rahmen des Budgets bleibt.
* an neuen Geschäftsvorschlägen zur Entwicklung von Honorarangeboten und Ressourcenplänen mitarbeiten
* an Verhandlung mit externen Planern und Beratern teilnehmen, die zur Erfüllung der Anforderungen des vereinbarten Leistungsumfangs erforderlich sind (inkl. Stellungsnahmen zu Vertragsbedingungen usw.)
* Das Unternehmen bei Werbe- und Networking-Veranstaltungen vertreten und bei Marketing- und Geschäftsentwicklungsaktivitäten unterstützend mitarbeiten.
* Input und Unterstützung bei der Umsetzung neuer Geschäftsstrategien und der Wachstumsplanung in enger Zusammenarbeit mit dem Leiter des Berliner Studios, der Leiterin für Projektmanagement und Operations für London und Berlin sowie der Leiterin für Geschäftsentwicklung für London und Berlin liefern.
Voraussetzungen:
* Abgeschlossenes Studium der Architektur, Innenarchitektur, Ingenieurwissenschaften, Projektmanagement oder eines vergleichbaren Fachbereichs
* Mindestens 10 Jahre Erfahrung im professionellen Management von Bauprojekten
* Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Führungsposition
* Kenntnisse im Architektenvertragsrecht (HOAI, HOAS, Bau- und Vergaberecht), einschließlich der Erstellung von Honorarangeboten und Verträgen, typischer Geschäftsbedingungen, Vertragsbewertung und -verhandlungen
* Nachgewiesene Erfahrung im Änderungsauftragsmanagement
* Ausgeprägte Verhandlungs-, Management- und Führungskompetenzen
* Höchste persönliche und berufliche Integrität
* Kollaborativer und integrativer Arbeitsstil
* Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
* Ausgezeichnete schriftliche, mündliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
* Ausgeprägte Fähigkeiten in Organisation, Multitasking und Zeitmanagement
* Proaktives Aufgabenmanagement
* Ausgeprägte Detailgenauigkeit
* Kenntnisse in Google Workspace und/oder Microsoft Office Suite
* Kenntnisse der Personalmanagementsoftware Deltek VantagePoint Plus
* Deutsch als Muttersprache (schriftlich und mündlich)
* Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich mindestens C1)
Bewerbung
Leider können wir aufgrund der hohen Anzahl an Bewerbungen nicht jede/r/m Bewerber/in persönlich antworten. Qualifizierte Kandidat/en/innen werden per E-Mail bezüglich des Auswahlverfahrens kontaktiert. Um sich für diese Stelle zu bewerben, senden Sie bitte Ihr Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Ihr Portfolio an humanresources@raai.com.
EDAI
EDAI ist ein Programm für Chancengleichheit, das sich für die Förderung von Vielfalt und Inklusion in unserem Studio einsetzt. RAA diskriminiert weder bei der Einstellung noch beim Zugang zu seinen Programmen oder Aktivitäten aufgrund von: Rasse, Hautfarbe, Glaubensbekenntnis, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Geschlecht, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft oder Abstammung, Staatsbürgerschaft, Gesundheits- oder genetischen Informationen, Alter, Familienstand, geistiger oder körperlicher Behinderung, Schwangerschaft, politischer Zugehörigkeit, Vorstrafen, früherem, gegenwärtigem oder zukünftigem Dienst in den uniformierten Diensten oder einem anderen gesetzlich geschützten Status. Unsere Antidiskriminierungspolitik gilt für alle Personalpraktiken, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Rekrutierung, Projektzuweisungen, berufliche Entwicklung, Vergütung und alle anderen Beschäftigungspraktiken. Wir ermutigen Frauen, People of Color und Kandidat*innen aus anderen unterrepräsentierten Gemeinschaften nachdrücklich, sich zu bewerben.
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