BUILT TO SPEAK
Wir sind ein junges, internationales Team aus ArchitektInnen und IngenieurInnen. Wir erstellen BIM-Modelle für Bestandsgebäude und liefern strukturierte Gebäudedaten für Planungsbüros, das Asset- und Facility-Management sowie die Projektentwicklung. Hierzu verarbeiten wir Punktwolken, Bestandsunterlagen sowie Photogrammetrien aus Drohnenbefliegungen. Wir arbeiten vollständig digital und remote.
Unser Anspruch: Ein Unternehmen, das jederzeit geordnet, vorbereitet, aktuell und handlungsfähig ist, ohne dass Wolfgang alles selbst überprüfen muss.
Wir duzen uns – intern wie mit Kunden.
Deine Rolle
Du bist die operative rechte Hand des Geschäftsführers. Du erkennst, was getan werden muss, bevor andere es merken, hältst das Unternehmen organisatorisch sauber, sorgst für reibungslose Abläufe und stellst sicher, dass kein To-do, keine Frist und kein wichtiges Thema durchrutscht. Du kombinierst Organisationstalent, digitale Stärke und unternehmerisches Mitdenken mit richtig Bock in der Kommunikation und sorgst eigenständig für Klarheit – intern wie extern.
Deine Aufgaben:
* Unternehmensorganisation: Du hältst unsere Abläufe, Dokumente und Wiedervorlagen strukturiert, aktuell und auffindbar. Mit klaren Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten
* Entscheidungsvorbereitung: Du bereitest Entscheidungen des Geschäftsführers vor. Fehlende Infos einholen, Sachverhalte auf den Punkt zusammenfassen, Optionen skizzieren und eine Empfehlung für den nächsten Schritt geben
* Aufgaben- & interne Projektsteuerung: Du trackst interne Aufgaben, Deadlines und Abhängigkeiten teamübergreifend (keine Kunden- oder Projektkommunikation). Du erinnerst freundlich, aber verbindlich, bis Dinge erledigt sind. Kleinere interne Projekte (z. B. Tool-Rollouts, Prozess-Updates, Vorlagen-Sets) steuerst du eigenständig von Start bis Abschluss
* Dokumentation, Qualität & Standards: Du pflegst Prozesse, Richtlinien und Vorlagen so, dass sie im Alltag genutzt werden (Versionierung, klare Struktur, saubere Ablage, kurze How-tos). Du sorgst dafür, dass unser System „lebt“ – und nicht nur eine lose Dateisammlung ist
* Datenschutz & IT-Sicherheit (Grundlagen): Du hältst Basis-Standards und To-dos im Blick und koordinierst die Umsetzung nach Checkliste – in Abstimmung mit der Geschäftsführung und Tech & Systems
* Digitale Tools & Workflows: Du nutzt unsere Tools sicher und bringst Ordnung in digitale Workflows (Strukturen, Regeln, Templates, automatisierte Standardabläufe)
* Zeit- & Fristenmanagement: Du koordinierst Termine, Prioritäten und Follow-ups für den Geschäftsführer (Agenda/Briefing, Nachfassen, Wiedervorlagen, Fristen), sodass nichts durchrutscht
Deine Qualifikation:
* Du hast ein extrem gutes Gefühl für Struktur, Prioritäten und saubere Abläufe
* Du schreibst klar, professionell und fehlerfrei (Deutsch und Englisch)
* Du arbeitest sicher digital und remote (idealerweise Startup/Operations-Umfeld)
* Du verstehst komplexe Themen schnell und denkst unternehmerisch mit
* Du bist absolut verlässlich, loyal und diskret. Vertrauen ist hier kein Buzzword
* Du kannst Entscheidungen vorbereiten, Alternativen aufzeigen und Verantwortung übernehmen
Deine Benefits:
* Remote
* Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
* Kleine, schlagkräftige Teams mit kurzen Wegen, schnellen Entscheidungen.