Als Projektassistenz (m/w/d) sind Sie die erste Anlaufstelle für unser Projektteam und koordinieren Projekte in Abstimmung mit den Leitungsfunktionen. Die Stelle ist als Elternzeitvertretung befristet bis April 2028.
Ihr Aufgabengebiet
* Sie unterstützen die Projektleitung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektdokumenten (z.B. Projektpläne, Risikomanagement, Projektcontrolling, Berichte, Checklisten) und sorgen damit für eine transparente Steuerung der Projekte
* Sie setzen Projekttermine und Kundenmeetings auf, bereiten sie vor und erstellen aussagekräftige Protokolle
* ITIL-relevante Projektdokumente werden von Ihnen aufgesetzt und nachverfolgt
* Anlegen, Pflegen und Nachverfolgen einer „Offene Punkte Liste (OPL)
* Sie pflegen eigenverantwortlich den projektspezifischen Datenraum in JIRA, Confluence, SharePoint und MS Teams und übernehmen allgemeine Administrationsaufgaben
* Eine sehr eigenständige Arbeit ist Ihre Stärke und sie bringen sich proaktiv in den von Ihnen begleiteten Projekten ein
Ihr Profil
* Sie haben eine Ausbildung als Büro- oder Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation – ein Background im IT-Umfeld wäre von Vorteil
* Idealerweise verfügen Sie über mindestens zwei Jahre Erfahrung als Assistenz in IT-Projekten, am besten nach IPMA-Standard
* Sie bringen fundierte Kenntnisse in projektunterstützenden Aufgaben mit: Sie sind vertraut mit der Erstellung / Pflege der Projektplanungsdokumente, der Protokollierung, der Terminkoordination und dem Projektcontrolling xfuhyvp
* Erste Erfahrungen im agilen Projektmanagement sind von Vorteil
* Sie beherrschen MS Project, MS Visio und die MS Office-Umgebung und haben Grundkenntnisse mit JIRA und Confluence
* Mit Ihrer strukturierten, proaktiven und eigenständigen Arbeitsweise liefern Sie auch unter Zeitdruck zuverlässig hochwertige Ergebnisse
* Kommunikationsstärke, Präsentations- und Organisationsgeschick, eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, sowie gute Deutschkenntnisse (C1) runden Ihr Profil ab