Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
* Teilzeit: ca. 20 Std./Woche
* Arbeitszeit: überwiegend vormittags
* Arbeitsort: vor Ort im Büro, Austr. 17, Öhringen
* Telefon: selten (keine dauerhafte Telefonzentrale)
Als persönliche Assistenz arbeitest du direkt für die Geschäftsführung und hältst den administrativen Alltag sauber am Laufen. Deine Stärke: du strukturierst, priorisierst, setzt zuverlässig um – und du behältst auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick. Gelegentlich fallen auch private Orga-Themen an (nicht als Standard) – Diskretion ist daher Pflicht.
Aufgabenbereiche
* E-Mail- & Kalendermanagement: Postfach vorsortieren, priorisieren, nach Vorgaben antworten, Termine koordinieren, Wiedervorlagen nachhalten
* Organisation & Office: Dokumente/Listen erstellen und pflegen, Ablage strukturieren (z. B. in Nextcloud), klassische Büroaufgaben
* Recherche & Zuarbeit: Informationen beschaffen, Angebote vergleichen, Ergebnisse kurz und klar zusammenfassen
* WordPress: Inhalte einpflegen, kleine Änderungen/Updates nach Checkliste (Learning by Doing möglich)
* Rechnungen & Administration: Rechnungen schreiben/versenden, Zahlungseingänge im Blick behalten, einfache vorbereitende Tätigkeiten (z. B. Belege/Zuordnung)
* Verträge vorbereiten: Kunden- und Arbeitsverträge auf Basis vorhandener Vorlagen anpassen (Daten, Bausteine, Versionen, Ablage)
* Reise-/Urlaubsplanung: beruflich, gelegentlich auch privat
Was wir dir bieten
* Teilzeitstelle mit Schwerpunkt vormittags
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege
* Klare Tools/Checklisten statt Chaos, saubere Einarbeitung
* Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
* Sehr sichere PC- und Office-Kenntnisse
* Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, gutes Priorisieren
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Themen
* Interesse, dich in Tools wie WordPress, Lexoffice, Nextcloud einzuarbeiten (wenn noch nicht vorhanden)
* Erfahrung als Assistenz/Office-Management ist ein Plus, aber kein Muss (auch Quereinsteiger möglich, wenn fit am PC)