Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Kulturbetrieb der Stadt Aachen im Geschäftsbereich Suermondt-Ludwig-Museum die Stelle in der Funktion „Direktionssekretariat“ (m/w/d) in Vollzeit dauerhaft zu besetzen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
* allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben für die Leitung des Suermondt-Ludwig-Museums
* Kommunikation und Korrespondenz (Telefon, Fax und Email), Erledigung des Postverkehrs (Paketannahme, Postverteilung und -versendung)
* Führung der Ablage und der Akten sowie Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme
* Ausfertigung und Verwaltung von Verträgen (Leihverkehr, Vermächtnisse, Schenkungen, Dauerleihgaben), Nachhalten von Versicherungen
* Vorbereitung, Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Leitung (bspw. Bewirtung, Zusammenstellen von Sitzungsunterlagen, Protokollführung)
* Mitarbeit bei Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Ausstellungseröffnungen)
* Terminplanung und -koordination sowie Durchführung anderer adminstrativer Aufgaben (bspw. Wiedervorlagen, Kopierarbeiten, Veranstaltungskalender)
* Kund*innen- und Gästebetreuung sowie Mitbetreuung von Praktikant*innen
* Beschwerdemanagement sowie Beantwortung von Anfragen oder Anregungen
* Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesen (Büromaterial)
* Bestandsbewirtschaftung und Versendung von Broschüren, Flyer etc.
* Reisemanagement (Organisation und Planung von Dienstreisen usw.)
* Bearbeitung und Abrechnung von Fortbildungs- und Dienstreiseanträgen
* Tätigkeiten im Bezug auf Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, insbesondere Kassenverwaltung und Bargeldabrechnung
Das bringen Sie mit
* die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
* oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung, idealerweise als Bürokauffrau/-mann (m/w/d), Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d)oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Sozialversicherungsfachangestellte*r (m/w/d)
* sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
* gute Kenntnisse im Umgang mit Standard MS Office Anwendungen und SAP im Kontext von Auftragsbearbeitung und -erstellung sowie dem Einpflegen von Rechnungen
* kompetentes und freundliches Auftreten im Umgang mit den Bürger*innen,
Kund*innen und Partner*innen des Kulturbetriebs
* ein hohes Maß an zeitlicher Flexibilität und Bereitschaft zum Arbeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens sowie an Wochenenden und Feiertagen, zur Abdeckung von Einsatzzeiten im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeit
* eine sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit
* Loyalität und Verschwiegenheit
* gute Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Kundenorientierung
Wünschenswert
* Weitere Fremdsprachenkenntnisse
* gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
Das bieten wir
* Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
* Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
* respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
* Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
* Vereinbarkeit von Beruf und Familie
* flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
* Jobticket für den ÖPNV
* Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
* ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
* einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
* einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.