Der Caritasverband für die Diözese Mainz e.V., Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege und Wohlfahrtsverband der Diözese Mainz mit mehr als 12 500 Mitarbeitenden in den caritativen Einrichtungen und Diensten der Mitgliedsorganisationen, sucht für den Vorstand, Recht und Finanzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und motivierte:n
Verwaltungsmitarbeitende/r (m/w/d)als Assistenz
(Vollzeit 39 Std./Wo. - unbefristet)
Stellenkennziffer 02-2026
Your Tasks
1. Erledigung der Korrespondenz
2. Planung, Organisation und Begleitung des gesamten Sitzungsmanagements für Vorstand/Recht/Finanzen, inklusive Protokollführung
3. Umsetzung des digitalen Sitzungsmanagements sowie Verantwortung und Pflege für die Ablagestruktur von Vorstand/Recht/Finanzen
4. Übernahme der gesamten Termin- und Reiseplanung in Abstimmung mit in- und externen Ansprechpersonen
5. Management von Fristen und Wiedervorlagen sowie die Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
6. Zusammenstellung und Aufbereitung rechtlicher und anderer relevanter Unterlagen
7. Steuerung von Genehmigungsverfahren
8. Vorbereitung und Umsetzung von Absprachen und Verträgen mit verschiedenen Dienstleistern in den Bereichen Personalabrechnung, Beschaffung, Hausverwaltung und Versicherungs- und Finanzmanagement
9. Vorbereitung von Formulierungsvorschlägen und Präsentationen
10. Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des Büromanagements
11. Weiterentwicklung, Dokumentation und Unterstützung der Prozesse
12. Erstellung von Rechnungen und Gestaltung des Mahnwesens
Our Expectations
13. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Büromanagement mit Weiterbildung zur Büroassistenz oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Office-Management
14. Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz gerne in einem oder mehreren der genannten Bereiche "Vorstand, Recht und Finanzen" ist wünschenswert
15. Hohe Affinität und Begeisterung für Digitalisierung und Innovation sowie sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten
(Word, Excel, PowerPoint)
16. Sehr gute stilsichere Ausdrucksweise mit einem verbindlichen, freundlichen und professionellen Auftreten
17. Hohes Maß an Diskretion
18. Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationstalent
19. Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit
20. Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
21. Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
22. Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
What We Offer
23. Eine attraktive Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-C) inklusive einer attraktiven Jahressonderzahlung - vergleichbar mit TVöD
24. Eine zusätzliche Altersversorgung sowie weitere Sozialleistungen
25. Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
26. Eine offene und freundliche Unternehmenskultur mit zeitgemäßen Führungsstrukturen
in einem wertschätzenden Team
27. Zusatzleistungen, wie z. B. flexible Arbeitszeitgestaltung, Fahrradleasing, Jobticket, Mietwagennutzung und kostenfreies Tanken an den E-Ladesäulen der Geschäftsstelle
28. Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
29. Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Firmenfitnessprogramm EGYM Wellpass)
30. Ein moderner, zukunftsorientierter und sicherer Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den ÖPNV
Additional Information
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Sind Sie vielseitig, aufgeschlossen und gerne im Team unterwegs? Verfügen Sie über das erwartete Profil und identifizieren sich mit den Zielen und Werten der Caritas?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 07.06.2026 unter der Kennziffer "02-2026"per E-Mail in einer Datei (PDF-Format) an:
Haben Sie Fragen?
Herr Tobias Küsters, Leitung Vorstandsbüro und Bereichsleitung Finanzen und Prozessmanagement, beantwortet Ihnen diese gerne unter der Rufnummer +49 6131 2826-232.
Caritasverband für die Diözese Mainz e. V.
Bahnstraße 32
55128 Mainz