EinleitungDu bist organisiert, zuverlässig und packst gerne an? Dann bist du hier richtig. Wir suchen eine persönliche Assistenz, die im Hintergrund dafür sorgt, dass Termine stehen, Aufgaben nachgehalten werden und Abläufe reibungslos laufen. Bei uns gibt es keine starren Hierarchien, sondern eine klare Erwartung: Dinge erledigen, bevor sie liegen bleiben.AufgabenOrganisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und ThemenTerminplanung und Koordination von Meetings inkl. Vor- und NachbereitungEigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)Angebote einholen, Vergleiche erstellen und Recherchen durchführenUnterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und PartnernNachhalten von Deadlines und operativer Support in laufenden ProjektenVerwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinwegLaufende Verbesserung interner Abläufe – pragmatisch, nicht bürokratischQualifikationMindestens 3 Jahre Erfahrung als AssistenzErfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-VoranmeldungSehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies DeutschBelastbarkeit, Eigenverantwortung und klare KommunikationSicherer Umgang mit MS OfficeAbsolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und LoyalitätWohnort im Umkreis DortmundBenefitsZusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinausFirmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles ArbeitenBetriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinausKostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendelnKostenlose Snacks & Getränke – für Energie im AlltagMentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und BeratungRegelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des TeamgeistsNoch ein paar Worte zum SchlussWas uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder ProjektunterstützungTechnisches Grundverständnis & digitale AufgeschlossenheitFähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behaltenInteresse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer LösungsorientierungLust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung