Ab sofort suchen wir eine/n Personal Assistant & Officemanager*in in Berlin.
Teilzeit · 20–30 Std. · mind. 3-4 Tage/Woche
UNDPLUS ist ein Berliner Unternehmen an der Schnittstelle von Kreativität, Design und Strategie. Wir entwickeln Markenarchitektur, Brandexperience und Erlebnisse, die bleiben.
Zur Verstärkung suchen wir eine:n Personal Assistant & Office Manager (m/w/d), der:die Struktur liebt, den Überblick behält und unsere Arbeitsweise mitgestaltet.
DEINE ROLLE:
Du bist die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – und sorgst dafür, dass unser Berliner HQ reibungslos funktioniert.
Aufgaben
// Vorbereitung von Unterlagen: Präsentationen, Briefings, Reports und Protokolle liegen bei dir in besten Händen.
// Kommunikationsschnittstelle: Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.
// Office-Organisation: Du bist erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Bewerber:innen und Gäste, gestaltest unseren Büroalltag, sorgst für ein schönes Büro und steuerst externe Dienstleister.
// Events & Teamkultur: Du planst und organisierst Team- und Company-Events und sorgst für eine spürbare Office-Experience.
// HR-Support: Du bereitest Verträge vor, begleitest On-/Offboardings, pflegst Mitarbeiterdaten und unterstützt bei HR-Prozessen.
// Vorbereitende Buchhaltung: Du koordinierst Rechnungen, übernimmst Beleg- und Fristenmanagement und stimmst dich eng mit der Steuerberatung ab.
// IT- & Tooling-Koordination: Du kümmerst dich um Lizenzen, Accounts und User-Lifecycle sowie um Hardware-Inventar und Reparaturen.
// Special Projects & Strategie: Du arbeitest an Sonderprojekten rund um Strukturen, Prozesse und Strategie, unterstützt mit Analysen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen und begleitest die Einführung neuer Tools, Workflows und Initiativen wie Employer Branding oder Innovation.
// Reise- und Organisations-Koordination: Du priorisierst Termine, hältst Deadlines im Blick und kümmerst dich um reibungslose Abläufe.
Qualifikation
// Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management
// Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion und sicherer Blick für Prioritäten
// Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ein freundliches, souveränes Auftreten
// Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software
// Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
Benefits
WARUM UNDPLUS:
// Ein kreatives Umfeld mit echter Wirkung
// Gestaltungsspielraum: Bringe eigene Ideen ein und entwickle Strukturen weiter
// Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
// Modernes Büro im Herzen von Berlin-Kreuzberg
// Regelmäßige Team-Events, Lunches und gemeinsame Aktivitäten
Wir freuen uns auf deine Bewerbung per Mail unter jobs@undplus.com mit der
Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins & deine Gehaltsanspassungen.