LEADme sucht im Auftrag eines renommierten Personaldienstleisters eine engagierte Persönlichkeit für den Bereich Backoffice / HR-Administration (m/w/d) in Karlsruhe. Wenn du eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise mitbringst, dich mit Zeitarbeit/Arbeitnehmerüberlassung auskennst – und Freude an administrativen HR‑Prozessen hast – dann könnte dies genau deine nächste Position sein!
Deine Aufgaben
Personaladministration & Dokumentenmanagement
Anlage und Pflege von Aufträgen, Arbeitnehmerüberlassungsverträgen und Konkretisierungen
Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen
Digitalisierung sowie Pflege bestehender Personalakten
Nachbearbeitung von Neueinstellungen inkl. Stammdatenpflege und Unterlageneinholung
Erstellung von Arbeitszeugnissen und Kündigungsbestätigungen
Überwachung relevanter Dokumenten- und Revisionslisten
Zeitwirtschaft & lohnnahe Aufgaben
Prüfung und Weiterleitung von Stundennachweisen
Erfassung und Pflege von Fehlzeiten sowie Urlaubsanträgen
Prüfung und Hinterlegung abrechnungsrelevanter Informationen
Kontrolle der Monatskalender
Einsatzstellen- & Kundenmanagement
Überwachung von Fristen (z. B. EQP)
Bearbeiten offener Posten (OPOS)
Durchführung von Rechnungskorrekturen sowie Austausch mit Debitoren
Arbeitsschutz & Compliance
Organisation von Unterweisungen & arbeitsmedizinischen Untersuchungen
Koordination von Arbeitsplatzbegehungen und Gefährdungsbeurteilungen
Meldung von Arbeitsunfällen
Systempflege & Mitarbeiterservice
Pflege der HR‑ und Einsatzplanungssysteme
Aktualisierung von Checklisten und Prozessunterlagen
Bearbeitung des Funktionspostfachs sowie Postein- und -ausgang
Bestellung von Büro‑ und Verbrauchsmaterial
Versand von Gutscheinen oder Geburtstagskarten
Was du mitbringen solltest
Strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise
Erfahrung in der Zeitarbeit/Arbeitnehmerüberlassung
Ausgeprägte Organisationsstärke
Hohe Serviceorientierung & Kommunikationsfähigkeit
behördensicheres Deutsch
Teamfähigkeit sowie Zuverlässigkeit
Fähigkeit, priorisiert und eigenständig zu arbeiten
Warum diese Stelle für dich spannend ist
~ Tätigkeit in einem professionellen und dynamischen HR‑Umfeld
~ Vielseitige Aufgaben mit klarem Verantwortungsbereich
~ Die Möglichkeit, interne Prozesse aktiv mitzugestalten
~ Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit gelebter Teamkultur
~30 Tage Urlaub