1. Auftrags- und Installationsverwaltung · Registrierung und Bearbeitung von Kundenaufträgen und Installationen in Microsoft Dynamics 365. · Überprüfen Sie alle Auftragsdetails, Preise und Materialien vor der Bestätigung. · Erstellen und versenden Sie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und zugehörige Unterlagen. · Verfolgung des Installationsfortschritts von der Auftragserfassung bis zur Fertigstellung, wobei die Datengenauigkeit und zeitnahe Aktualisierungen sichergestellt werden. 2. Planung und Koordination · Unterstützen Sie die Planung und Terminierung von Installationsarbeiten in Abstimmung mit dem Versand und den Außendiensttechnikern. · Stellen Sie sicher, dass für jeden geplanten Auftrag Materialien, Ressourcen und Unterlagen verfügbar sind. · Verfolgen Sie die Meilensteine der Installation und kommunizieren Sie Abweichungen oder Verzögerungen proaktiv. · Koordinieren Sie sich mit dem Lieferkettenmanagement hinsichtlich der Lieferung der erforderlichen Teile oder Komponenten. 3. Dokumentation und Systemgenauigkeit · Führen Sie vollständige und genaue Installationsdokumentationen in D365, einschließlich Materialien, Lieferungen und Berichten. · Stellen Sie sicher, dass alle installationsbezogenen Daten korrekt erfasst und überprüfbar sind. · Unterstützen Sie die Erstellung interner Berichte und KPI-Dashboards auf der Grundlage von D365-Daten. · Sicherstellung eines zeitnahen und korrekten Abschlusses der Installation im System. 4. Rechnungsstellung und Finanzverwaltung · Erstellen und versenden Sie Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nach Abschluss der Installation. · Überprüfen Sie vor der Rechnungsstellung, ob Auftragswerte, Arbeitsstunden und Materialien mit dem Umfang übereinstimmen. · Arbeiten Sie mit der Finanz- und Betriebsabteilung zusammen, um Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung oder den Kosten zu klären. · Unterstützen Sie die Aktivitäten zum Monatsabschluss durch die Übermittlung genauer Daten und Abstimmungen. 5. Kommunikation und Zusammenarbeit · Fungieren Sie als Hauptansprechpartner für Kunden in Bezug auf die Planung und Dokumentation von Installationen. · Kommunizieren Sie professionell mit SCM, Außendienstmitarbeitern und internen Abteilungen, um eine reibungslose Installation zu gewährleisten. · Eskalieren Sie potenzielle Risiken, Dateninkonsistenzen oder Lieferprobleme proaktiv. 6. Qualität und kontinuierliche Verbesserung · Stellen Sie die Einhaltung interner Verfahren, Qualitätsstandards und Sicherheitsanforderungen sicher. · Beitrag zur Prozessverbesserung und Standardisierung in der Auftrags- und Installationsverwaltung. Geben Sie Feedback, um D365-Prozessverbesserungen und Anwenderschulungen zu unterstützen. Requirements Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in der Installationsverwaltung, Auftragsabwicklung oder Projektkoordination in einem Service- oder technischen Umfeld. Systemkenntnisse: Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 für die Auftragsabwicklung, Installationsverfolgung und Rechnungsstellung. Organisation: Sehr strukturiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Kommunikation: Klare, professionelle Kommunikation mit Kunden, dem Lieferkettenmanagement und internen Teams. Technisches Verständnis: Grundlegendes Verständnis von Installationsabläufen, Materialien und Serviceprozessen. Finanzbewusstsein: Grundkenntnisse in Rechnungsstellung, Installationskalkulation und Dokumentenkontrolle. Teamarbeit: Ausgeprägtes Gespür für Teamarbeit und abteilungsübergreifende Koordination. Sprache: Fließend in Deutsch. Benefits Sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsorientierten Unternehmen Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten Kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien Moderne IT-Infrastruktur und digitale Arbeitsprozesse