• Flexible Arbeitszeiten
• Behördliches Gesundheitsmanagement
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildungsakademie Inhouse
• Sicherer Arbeitsplatz
• Ideenmanagement
• JobBike Bayern (Fahrradleasing)
• Mobiles Arbeiten
• Mitarbeitervergünstigungen
• Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfest, Betriebsausflug etc.)
Beschäftigungsverhältnis / Bewertung
Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 5.
Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter
* Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung
* Sie kümmern sich gerne um die Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und pflegen proaktiv die Adresslisten
* Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
* Sie kümmern sich um die Postverteilung und den Postversand sowie die Brief- und Paketannahme des gesamten Sachgebiets
* Sie kümmern sich um den Versand von Vergabeunterlagen und unterstützen die Projektleiter sowie den Juristen bei öffentlichen Ausschreibungen
* Die eigenverantwortliche Materialbestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
* Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen
* Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fortbildungsreisen
* Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung
* Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienstleistern oder Ministerien, und bereiten beispielsweise Anschreiben vor
* Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungslosen Verlauf
* Sie übernehmen Internet- und Literaturrecherchen und unterstützen bei Datenabfragen und -zusammenstellungen
* Sie unterstützen die Fördermittelkoordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förderprojekte, bei der Rechnungsprüfung und im Controlling der Fördermittel
* Sie unterstützen die Projektleiter bei der Rechnungsabwicklung
* Sie wirken mit im Pool der Abteilungsassistenz für das Landesinstitut Gesundheit und unterstützen die Abteilungsleitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Aktenführung, Postversand, Materialbestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben
Berufliche Anforderungen
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau / -kaufmann (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikationen
* Sie verfügen über circa drei Jahre Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabenfeld
Von Vorteil sind
* Vorerfahrung im öffentlichen Dienst
* Erfahrung mit virtuellen Teams
* Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Geldern, Fördermittelgebern sowie deren Nachweispflichten
* Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Organisationen und/oder Organisationseinheiten
Persönliche Voraussetzungen
* Sehr gute sprachliche Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutschkenntnisse [mindestens Sprachniveau C2 nach GER])
* Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behördenspezifische Software)
* Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
* Ausgeprägtes Organisationsgeschick
* Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
* Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
* Eigeninitiative und Freude am selbstständigen Arbeiten
* Hohe Flexibilität sowie Besonnenheit und Umsicht, auch in zeitkritischen Situationen
* Interkulturelle Kompetenz
* Bereitschaft zu Dienstreisen